Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Vansbro kommun beslutade om nuvarande styr­modell 2016. I samband med införandet av lednings­informations­systemet 2018 gjorde kommunen några justeringar för att tydliggöra den röda tråden.

Den strategiska planen innehåller kommunens vision, strategiska mål som följer mandatperioden, budget och plan för en treårsperiod, investeringsplan samt borgens- och låneramar.

Den strategiska planen utarbetas under våren och tar sin utgångspunkt i resultatet från bokslutet föregående år. Kommunfullmäktige beslutar om den strategiska planen i september varje år.

Utifrån den strategiska planen utarbetar kommunstyrelsen en nämndplan för de olika verksamheterna. Nämndplanen ska innehålla nämndmål, omvärldsanalys, budget för kommande år och en beskrivning av planerade investeringar.

Nämndplanen behandlas av kommunstyrelsen senast i oktober varje år. Nämndplanen omfattar ett år.

Kommunfullmäktige är kommunens högsta be­­slutande organ och ska besluta i ärenden av principiellt intresse eller av större betydelse samt kontinuerligt följa upp kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet.

Det innebär att kommunfullmäktige ska besluta om vilka övergripande mål som gäller för kommun­styrelsens och nämndernas verksamheter och hur mycket dessa får kosta, samt kontrollera att nämnderna följer uppsatta mål.

Kommunfullmäktige styr genom att fastställa några få övergripande mål, strategiska mål, som visar i vilken riktning verksamheten ska utvecklas.

Kommunfullmäktige kan även styra i enskilda frågor genom uppdrag som tydliggörs genom direktiv.

För att kommunfullmäktiges strategiska mål ska bli styrande i praktiken måste de kunna följas upp. Uppföljning av kommunfullmäktiges strategiska mål redovisas i delårsrapport och årsredovisning.

Kommunstyrelsens roll tydliggörs i kommunallagen (KL) kapitel 6. Där framgår bland annat följande:

• Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet.
• Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av annan juridisk person, enskild individ, kommunala bolag och sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i.
• Styrelsen ska i årliga beslut pröva om verksamheten har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
• Styrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning.
• Styrelsen ska hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs.
• Styrelsen får från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att styrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter.
• Ha hand om den ekonomiska förvaltningen.

Enligt Vansbro kommuns organisation ansvarar kom­mun­styrelsen för all verksamhet förutom då kommun­styrelsen är i jäv med sig själv. Uppstår jäv hanteras dessa frågor istället av en jävsnämnd.

Kommunstyrelsen ansvarar för den politiska styrningen av verksamheten i vardagen. Kommunstyrelsens uppdrag från kommunfullmäktige regleras i kommunstyrelsens reglemente.

Kommunstyrelsens uppgift är att utifrån de strateg­iska mål som kommunfullmäktige beslutat, se till att verksamheten bedrivs så effektivt som möjligt. För att kommunstyrelsen ska kunna styra förvaltningen krävs att kommunstyrelsen beslutar om egna mål, nämndmål. Kommunstyrelsens mål ska bidra till att kommunfullmäktiges mål kan uppnås inom den beslutade budgeten. Kommunstyrelsens styrning av verksamheterna redovisas i nämndplaner.

För att kommunstyrelsens verksamhetsmål ska bli styrande i praktiken måste de kunna följas upp. Uppföljning av kommunstyrelsens nämndplaner redovisas i samband med delårsrapport och årsredovisning i en särskild redovisning till kommunstyrelsen.

Förvaltningens uppgift är att utifrån kommun­styrelsens nämndplaner utarbeta aktiviteter för res­pektive enhet.

I början av mars, i samband med bokslutet, gör kommunstyrelsen och kommunledningsgruppen verksamhetsgenomgångar med syfte att analysera mål och resultat för föregående år. I samband med verksamhetsgenomgången startar även arbetet med nästa års strategiska plan och nämndplaner.

Under perioden mars–april ansvarar förvaltningen för att utarbeta förslag till strategisk plan.

I början av maj överlämnar kommunlednings­gruppen sitt förslag till strategisk plan till kommunstyrelsen. Överläggningar i de politiska partierna sker under maj.

Kommunfullmäktige beslutar om årsredovisningen i maj.

Kommunfullmäktige beslutar om strategisk plan i september (i oktober om det är valår).

Kommunstyrelsen beslutar om verksamhetsplaner i september–oktober.

I samband med att delårsrapporten beslutas i kommunfullmäktige i november gör kommunen en omvärldsspaning som ska ligga till grund för kommande strategisk plan.

Uppföljningar av verksamheten i form av månadsrapporter utarbetas per den sista februari, mars, maj, september, oktober och november. Prognos för helåret utarbetas per den sista april och augusti. Prognosen ska innehålla en ekonomisk uppföljning för året för drift- och investeringsbudget, uppföljning av viktiga mått för verksamheten samt en analys av eventuella avvikelser. Delårsrapporten avser januari till och med augusti och i delårsrapporten görs även uppföljning av målen. Årsredovisningen är en översikt över kommunens och kommunkoncernens ekonomi och verksamhet det senaste året. Den redovisar både kommunens egen verksamhet och verksamhet som bedrivs i kommunala bolag, förbund och i stiftelseform.

Intern kontroll

Intern kontroll är en viktig del av ekonomi- och verksamhetsstyrningen och syftar bland annat till att säkerställa att förvaltningen uppfyller de mål som kommun­­fullmäktige beslutat. Intern kontroll är ett arbete som berör all personal i kommunen och handlar om att ha grepp om både ekonomi och verksamhet, genom att:

• styra mot effektivitet
• ha ordning och reda
• skapa trygghet

En effektiv intern kontroll bygger på risk- och väsentlighets­analyser och utifrån dessa bedömer och prioriterar kommunen kontrollernas omfattning och utformning. Kommunstyrelsen ska sammanställa de processer, moment och rutiner som anses särskilt kritiska ur dessa perspektiv:

• Omvärldsrisker
• Finansiella risker
• Efterlevnad av lagar och föreskrifter
• It-relaterade risker
• Verksamhetsrisker

Varje år i samband med bokslutsöverläggningen i mars ska kommunen ta fram handlingsplaner för intern kontroll och i samband med årsredovisningen respektive år följa upp internkontrollen.

Under 2020 påbörjar kommunen en uppdatering av styrmodellen.