VÄSENTLIGA PERSONALFÖRHÅLLANDEN

De senaste åren har kommunstyrelsens kontor bidragit till föryngringen bland medarbetarna, vilket är positivt. En del vikariat har dock blivit följden, som kommunstyrelsen lyckats bemanna. Antalet medarbetare ökade 2019, främst beroende på förstärkt bemanning på serviceenheten och ekonomikontoret i samband med digitaliseringsprojekt. Koncernsamordning, det vill säga att kommunen utför tjänster åt bolagen, förklarar också en del av ökningen. Frisknärvaron var fortsatt hög, 84 procent, men en liten nedgång jämfört med 2018.

HÄNDELSER AV VÄSENTLIG BETYDELSE

Under hösten genomfördes SCB:s medborgarundersökning som ger ovärderlig vägledning i arbetet med att förbättra kommunen i Fastlagd kurs anda.

I början av året tecknade kommunstyrelsen en anslutningsöverenskommelse med kommunalförbundet Sydarkivera¹. Kanslienheten leder kommunens arbete i anslutningsprocessen. En projektgrupp har bildats med representanter från hela den kommunala organisationen och en åtgärdsplan har tagits fram för att förbereda organisationen inför anslutningen.

Valnämnden genomförde lokala EU-parlamentsval i maj med stöd av kanslienheten.

Inom överförmyndarens ansvarsområde har antalet ärenden ökat och fler ärenden har varit komplicerade, vilket kräver större insatser och högre arvoden. Årsräkningar var omkring 10 procent fler än 2018 och ett underskott uppstod inom verksamheten.

Under året har kommunstyrelsen sett över alla kommunens styrdokument och vid behov uppdaterat dem. Ett flertal av styrdokumenten bedömdes vara inaktuella, bland annat på grund av ändrad lagstiftning, ändrad organisation eller har ersatts av andra dokument. I samband med översynen av styrdokument 2019 reviderades kommunens styrmodell och kommunfullmäktige beslutade också om en ny finanspolicy för kommunkoncernen.

Ekonomienheten upphandlade banktjänster och påbörjade upphandlingen av ett nytt ekonomisystem för kommunkoncernen. Syftet är att effektivisera ekonomiprocesserna genom att göra fler flöden digitala och mer standardiserade. Det gör att kommunen bättre kan möta kundernas behov och samtidigt bli en mer attraktiv arbetsgivare. Arbetet med att öka andelen e-fakturor fortsätter, det är sedan 1 april 2019 lagkrav på att alla leverantörer till offentlig sektor ska leverera e-faktura. Kommunen hanterar 25 000 fakturor per år och andelen elektroniska har ökat från 57 procent 2018 till 78 procent 2019.

Ett nytt rekryteringsverktyg infördes under året.

Personalenhetens arbete med heltidssysselsättning som norm fortsatte 2019 och i samarbete med medarbetare, fack och chefer inom vård och omsorg har kommunen tagit stora kliv. Våren 2021 ska målet heltid som norm vara uppfyllt.

Under hösten genomförde kommunstyrelsen medarbetarenkäten för sjunde gången. Resultaten visar att kommunen lyckats förbättra sig ytterligare och kan på goda grunder påstå att Sveriges mest engagerade medarbetare finns i Trosa då kommunen placerar sig på plats 2 i riket.

Under året har kommunstyrelsen förberett en ny version av lönesystemet och att ansluta Salems kommun den 1 januari 2020 till den gemensamma lönenämnd som Håbo och Trosa kommuner haft sedan 2005.

Kommunen har även infört ett nytt hänvisningssystem och ett nytt system för att hantera inkommande ärenden. Serviceenheten får, i samverkan med förvaltningarna, verktyg för att besvara enklare, standardiserade frågor i första ledet likt en central kundtjänst. Det ökar servicen och tillgängligheten för medborgare och besökare. Specialister i organisationen kan på så sätt ägna mer tid åt mer komplicerade uppgifter.

Oxelösund ingår från årsskiftet i växelnämnden och it-enheten får därmed ett utökat uppdrag där telefoniunderstöd för tre kommuner ska ingå. Växelnämndens kostnader ökade 2019 på grund av nytt serviceavtal och för att nämnden under en övergångsperiod hanterar två hänvisningssystem. Flera sörmländska kommuner har visat intresse för växelsamarbetet, i form av studiebesök och dialog. Vid flera tillfällen har samverkansmöjligheterna kunnat provas i praktiken då växelfunktionen har flyttats mellan kommunerna utan några hinder.