Intern kontroll

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att kommunen har en god intern kontroll. Kommunstyrelsen ska också se till att utveckla internkontrollen utifrån verksamhetens behov av kontroll.

Varje nämnd är i sin tur skyldig att styra och löpande följa upp kontrollen inom nämndens verksamhetsområde. Vid brister ska nämnden föreslå åtgärder för att förbättra kontrollen.

Internkontroll är inte en isolerad process, utan en del i alla styrsystem. I varje process ska det finnas inbyggda kontroller för att man ska se till att kommunen följer lagen och når sina mål.

Den interna kontrollplanen är uppdelad i fyra övergripande områden:

1. Verksamhetsspecifik kontroll
2. Gemensam administration
3. Ekonomiadministration
4. Personaladministration

Utöver de fyra övergripande områdena har nämnderna möjlighet att lägga till egna. Drift- och servicenämnden har under året lagt till arbetsmiljö och dataskydd som internkontrollområden.

Nämnderna utför sina interna kontroller i beslutsstödsystemet Stratsys. Det underlättar tillgänglighet och sammanställning av resultat, så att kommunstyrelsen kan fullgöra sin uppsiktsplikt. Anvisningar och rutiner för intern kontroll är också utvecklade i Stratsys, vilket bidrar till att dokumentationen blir säkerställd och tillgänglig både på nämndnivå och övergripande kommunnivå.

SAMMANSTÄLLNING AV UTFÖRDA KONTROLLER 2022

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens internkontrollplan omfattade nio moment inom ekonomi, personal, administration och verksamhet.

Kontrollen att rutiner för incidentrapportering följs visade mindre avvikelser vid ett kontrolltillfälle. Under året har några få incidenter inträffat som berott på handhavandefel, dessa har kommunstyrelsen åtgärdat.

Kontrollen att pensionsgrundande inkomst har rätt löneart visade mindre avvikelser vid ett av kontrolltillfällena.

Drift- och servicenämnden

Internkontrollplanen omfattade 17 moment inom sex områden. Mindre avvikelser redovisades inom två moment.

Kontrollen att alla tjänster har blivit debiterade senast månaden efter leverans visade en mindre avvikelse och det beror på att flera småbeställningar ibland har samlats ihop och debiterats vid ett senare tillfälle. Det andra området med avvikelse var att väderförhållanden och åtgärder skulle rapporteras senast den 15:e i redovisningsmånaden. Avvikelsen beror på inloggningsproblem i början av säsongen.

Bildningsnämnden

Nämndens internkontrollplan omfattade tio moment inom alla fyra områden.

Kontroller av attester gav ett varierat resultat, från inga avvikelser till mindre avvikelser.

Kontrollen av att inköp sker hos de leverantörer som kommunen har ramavtal eller avtal med visade större avvikelser. Åtgärder redovisades för de flesta avvikelserna.

En gång om året görs en kontroll där nämnden granskar att planer mot kränkande behandling har anmälts som delegationsbeslut till nämnden. Den kontrollen visade större avvikelser. Av 19 planer har 14 planer inte anmälts som delegationsbeslut till bildningsnämnden.

En gång om året ska verksamheterna upprätta kvalitetsplaner. Kontrollen visar att alla förskoleområden skickat in sina kvalitetsplaner medan två av sju skolor inte skickat in sin kvalitetsplan inom utsatt tid till förvaltningskontoret, vilket är en mindre avvikelse.

Två gånger om året kontrolleras att elever i grundskolan får den garanterade undervisningstiden. Vårterminens kontroll visade ingen avvikelse medan höstterminens kontroll visade att det i vissa fall var för lite undervisningstid utlagt i elevers schema jämfört med timplanen. Rektorer granskade resultatet av kontrollen och lämnade kommentarer, förklaringar och förslag till åtgärder.

Nämnden utreder elevfrånvaro två gånger under året. Enligt bildningsförvaltningens rutin för ökad skolnärvaro ska rektor anmäla till huvudmannen att skolan inlett en utredning med anledning av hög frånvaro hos en elev. Vårterminens kontroll visade att sex av sju skolor inte anmält detta till huvudmannen och höstterminen visar ingen avvikelse för en av skolorna. Tre av skolorna har inte rapporterat till huvudmannen och tre har inte genomfört kontrollen.

Förskola, fritidshem och grundskola ska informera bildningsnämnden två gånger per år om vilken behörighet tillsvidareanställd undervisande personal har. Denna kontroll visade ingen avvikelse under året.

Två gånger om året ska bildningsnämnden kontrollera att registerutdrag har visats upp innan en person blir anställd. Vid flertalet anställningar finns det noterat att registerutdrag har visats upp. Vid några anställningar framkom avvikelse där registerutdrag har visats upp innan anställning men att detta inte har noterats i det personaladministrativa systemet.

Social- och arbetsmarknadsnämnden

Nämndens internkontrollplan omfattade 23 moment inom alla fyra områden.

Kontrollerna visade att många moment fungerar bra medan vissa moment har återkommande avvikelser och förvaltningen fortsätter lyfta de frågorna internt, bland annat genom påminnelser.

Kontrollen att obligatoriska uppgifter finns på leverantörsfakturor visade mindre avvikelser under året.

Att dokumenthanteringsplanen är uppdaterad och följs visade mindre avvikelser under året. Revidering och uppdatering av en ny informationshanteringsplan beräknas vara klar i februari 2023.

Kontrollen att allmänna handlingar registreras enligt lag visade mindre avvikelser. Handlingarna inkommer sent till nämndsekreteraren som ska registrera handlingarna.

Kontrollen att det inte ska ske några incidenter med felaktig hantering av personuppgifter visade mindre avvikelser under året. Incidenterna under året bedöms dock inte som allvarliga.

Kontroll av hur många deltagare som gått ut i arbete eller studier under året visade mindre avvikelser. Många deltagare står mycket långt från arbetsmarknaden , därför är målet inte uppfyllt.

Kontrollen att utredningar avslutas efter fyra månader visade mindre avvikelser som beror på att man inte har dokumenterat och avslutat ”journalerna” i verksamhetssystemet.

Kontrollen av att narkotiska preparat hos brukare inte försvinner visade blandade avvikelser under året. Avvikelserna omfattade inget rapporterat svinn, utan handlade om att man utfört för få kontroller.