Intern kontroll

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att kommunen har en god intern kontroll. Kommunstyrelsen ska också se till att internkontrollen utvecklas efter verksamhetens behov av kontroll.

Varje nämnd är i sin tur skyldig att styra och löpande följa upp kontrollen inom nämndens verksamhetsområde. Vid brister ska nämnden föreslå åtgärder för att förbättra kontrollen.

Internkontroll är inte en isolerad process, utan en del i alla styrsystem. I varje process ska det finnas inbyggda kontroller för att man ska se till att kommunen följer lagen och når sina mål.

Den interna kontrollplanen är uppdelad på fyra övergripande områden:

1. verksamhetsspecifik kontroll
2. gemensam administration
3. ekonomiadministration
4. personaladministration.

Nämnderna utför sina interna kontroller i beslutsstödsystemet Stratsys. Det underlättar tillgänglighet och sammanställning av resultat, så att kommunstyrelsen kan fullgöra sin uppsiktsplikt. Anvisningar och rutiner för intern kontroll är också utvecklade i Stratsys, vilket bidrar till att dokumentationen blir stabil och gör den tillgänglig på nämnd- och övergripande kommunnivå.

SAMMANSTÄLLNING AV UTFÖRDA KONTROLLER 2021

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens internkontrollplan omfattade 16 moment inom ekonomi, personal, administration och verksamhet. Kontrollen visade inte några större avvikelser. Tre moment redovisade mindre avvikelser. Enstaka leverantörsfakturor var inte rätt konterade. Pensionsbreven uppvisade mindre avvikelser vid ett av kontrolltillfällena. Att pensionsgrundande inkomst har rätt löneart visade mindre avvikelser vid ett av kontrolltillfällena. Fyra moment kontrollerades inte vid vardera ett enstaka tillfälle.

Drift- och servicenämnden
Nämndens internkontrollplan omfattade 16 moment på fyra områden. Mindre avvikelser redovisades inom två moment. Att samtliga kundfordringar blivit betalda var det ena; två kundfakturor med mindre belopp skickades till inkasso. Övriga icke betalda kundfakturor var något över förfallodatum eller sådana där en överenskommelse med kunden om en ny betalningsdag, makulering eller kreditering fanns.

Det andra kontrollmomentet med avvikelser avsåg att registrering av allmänna handlingar sker enligt lag. De flesta allmänna handlingar registrerades enligt lag. Dock kvarstår en del brister, så ytterligare information ges kommande år.

Bildningsnämnden

Nämndens internkontrollplan omfattade 13 moment inom alla de fyra områdena.

Kontroller av attester gav ett varierat resultat, från inga avvikelser till mindre avvikelser. Nämnden föreslår att kontrollen av attester fortsätter i 2022 års kontrollplan.

Kontrollen av att inköp sker hos de leverantörer som kommunen har ramavtal eller avtal med, visade mindre avvikelser. Nämnden föreslår att kontrollen återkommer i 2022 års kontrollplan.

Tre gånger om året ska bildningsnämnden kontrollera att det finns utdrag från belastningsregistret när personal ska anställas som vid något tillfälle i sitt arbete har kontakt med barn eller elever. Utdragen ska skickas till personalavdelningen. Resultatet för januari–april visade att av 49 kontrollerade anställningar skickades 3 utdrag inte in. Skollagens bestämmelser om registerkontroll ändrades den 1 juli. Den interna kontrollen under höstterminen anpassades därefter. Den enda dokumentation av kontrollen av ett registerutdrag som får göras, är en anteckning om att utdraget visats upp. Anteckningen ska göras av den som beslutar om att anställa, anlita eller ta emot någon. Kontrollen föreslås återkomma 2022.

Kontrollen av att personal i grundskolan har legitimation eller behörighetsgivande examen i undervisande ämnen visade att flera skolor hade tillsvidareanställda som varken hade legitimation eller examen. Kontrollen föreslås återkomma i 2022 års kontrollplan.

Kontroll sker vid två tillfällen under året av att elever i grundskolan får den garanterade undervisningstiden. Höstterminens kontroll visade att det förekom att för lite tid var utlagd i elevers schema jämfört med timplanen i sex av sju skolor. Rektorer granskade resultatet av kontrollen och lämnade kommentarer, förklaringar och förslag till åtgärder. Kontrollen föreslås återkomma 2022.

Kontroll ska ske vid ett tillfälle årligen av att rektor gjort en individuell bedömning av varje elev som har en frånvaro över 10 procent för att se om eleven behöver gå om ett skolår. En skola genomförde inte kontrollen. Övriga sex redovisade att många elever hade över 10 procents frånvaro under vårterminen. Rektor gjorde en individuell bedömning av varje elev. Kontrollen föreslås inte återkomma i 2022 års kontrollplan.

Några övriga moment uppvisade mindre avvikelser och kontrollerna återkommer 2022.

Social- och arbetsmarknadsnämnden

Nämndens internkontrollplan omfattade 21 moment inom fyra områden.

Kontrollerna visade att sex moment hade större avvikelser och fyra hade mindre.

Kontrollen av att sjukfrånvaron inte ökade visade större avvikelser alla kvartal till följd av pandemin.

Kontrollen av att narkotiska preparat inte försvinner i akut- och buffertförråd visade allvarliga avvikelser ett kvartal. Avvikelser förekom vid två av förråden. De åtgärder som vidtogs var polisanmälan, flyttning av förråd, utredning om ansvar och hantering av personal.

Kontrollen av att narkotiska preparat hos brukare inte försvinner visade större avvikelser ett kvartal. Det saknades preparat vid tre tillfällen på kort tid. Åtgärder vidtogs i form av polisanmälan, rutingenomgångar, utredning om ansvarsfrågan och hantering av personal.