Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

År 2020 inledde kommunen en översyn av sin styrmodell, som sedan började införas 2021. Från och med 2022 bygger Vansbros styrning på den nya styrmodellen.

Den strategiska planen innehåller kommunens vision, strategiska mål som följer mandatperioden, budget och plan för en treårsperiod, investeringsplan samt borgens- och låneramar. Den strategiska planen utarbetar kommunen under våren, utifrån bokslutsresultatet föregående år. Kommunfullmäktige beslutar sedan om den strategiska planen i september varje år.

Utifrån den strategiska planen gör kommunstyrelsen en nämndplan för de olika verksamheterna. Nämndplanen ska innehålla nämndmål, omvärldsanalys, budget för kommande år och planerade investeringar. Nämndplanen omfattar ett år och behandlas av kommunstyrelsen senast i oktober varje år.

Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och ska besluta i ärenden av principiellt intresse eller av större betydelse, samt kontinuerligt följa upp kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet. Det innebär att kommunfullmäktige ska besluta om övergripande mål för kommunstyrelsens och nämndernas verksamheter, och hur mycket dessa verksamheter får kosta, samt kontrollera att nämnderna följer sina mål.

Kommunfullmäktige styr genom att fastställa några få övergripande strategiska mål, som visar i vilken riktning kommunens verksamhet ska utvecklas. Kommunfullmäktige kan även styra i enskilda frågor genom uppdrag som fullmäktige tydliggör genom direktiv.

För att kommunfullmäktiges strategiska mål ska bli styrande i praktiken måste de kunna följas upp. Uppföljning av kommunfullmäktiges strategiska mål redovisas i delårsrapport och årsredovisning.

Kommunstyrelsens roll tydliggörs i kommunallagens (KL) kapitel 6. Där beskrivs bland annat följande uppgifter för kommunstyrelsen:

• Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller regionens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet.
• Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av annan juridisk person, enskild individ, kommunala bolag och sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i.
• Styrelsen ska i årliga beslut pröva om verksamheten har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
• Styrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning.
• Styrelsen ska hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs.
• Styrelsen får från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen begära in de yttranden och upplysningar som styrelsen behöver för att kunna fullgöra sina uppgifter.
• Styrelsen ska ha hand om den ekonomiska förvaltningen.

Så som Vansbro kommun är organiserad ansvarar kommunstyrelsen för all verksamhet. Kommunstyrelsens uppdrag från kommunfullmäktige regleras i kommunstyrelsens reglemente. Kommunstyrelsens uppgift är att, utifrån de strategiska mål som kommunfullmäktige beslutat, se till att verksamheten bedrivs så effektivt som möjligt. För att kommunstyrelsen ska kunna styra förvaltningen behöver kommunstyrelsen besluta om sektorernas utvecklingsmål. Kommunstyrelsens mål ska bidra till att kommunen når fullmäktiges mål inom den beslutade budgeten.

Kommunstyrelsens styrning av verksamheterna redovisas i nämndplanen.

Förvaltningens uppgift är att utifrån kommunstyrelsens nämndplan utarbeta aktiviteter för de olika verksamheterna.

Ordning och tidpunkter för årets planering och uppföljning

• I början av mars, i samband med bokslutet, gör kommunstyrelsen och kommunledningsgruppen verksamhetsgenomgångar för att analysera mål och resultat för föregående år. I samband med verksamhetsgenomgången startar även arbetet med nästa års strategiska plan och nämndplan.
• Under perioden mars–maj ansvarar förvaltningen för att utarbeta förslag till strategisk plan.
• Före sommaren överlämnar kommunledningsgruppen sitt förslag till strategisk plan till kommunstyrelsen.
• Kommunfullmäktige beslutar om årsredovisningen i juni.
• Kommunfullmäktige beslutar om strategisk plan i september (i november om det är valår).
• Kommunstyrelsen beslutar om nämndplan i oktober.

Löpande uppföljningar av verksamheten omfattar månadsavstämning av ekonomi och prognoser utöver delårsbokslut och årsredovisning. Prognos för helåret rapporteras den sista april och augusti.

Prognosen ska innehålla en ekonomisk uppföljning för året för drift- och investeringsbudget, uppföljning av viktiga mått för verksamheten samt en analys av eventuella avvikelser. Delårsrapporten omfattar januari till och med augusti och där ingår även uppföljning av målen. Årsredovisningen är en översikt över kommunens och kommunkoncernens ekonomi och verksamhet hela det senaste året. Den redovisar både kommunens egen verksamhet och verksamhet som bedrivs i kommunala bolag, förbund och stiftelser.

Intern kontroll

Intern kontroll är en viktig del av ekonomi- och verksamhetsstyrningen och syftar bland annat till att säkerställa att förvaltningen uppfyller de mål som kommunfullmäktige beslutat. Intern kontroll är ett arbete som berör all personal i kommunen och handlar om att ha grepp om både ekonomi och verksamhet, genom att

• styra mot effektivitet
• ha ordning och reda
• skapa trygghet.

En effektiv intern kontroll bygger på risk- och väsentlighetsanalyser och utifrån dessa bedömer och prioriterar kommunen vilka kontroller som ska göras, hur omfattande de ska vara och hur de ska göras. Kommunstyrelsen ska sammanställa de processer, moment och rutiner som anses särskilt kritiska ur dessa perspektiv:

• Omvärldsrisker
• Finansiella risker
• Efterlevnad av lagar och föreskrifter
• It-relaterade risker
• Verksamhetsrisker

Varje år i samband med bokslutsöverläggningen i mars ska kommunen ta fram handlingsplaner för intern kontroll och i samband med årsredovisningen varje år följa upp internkontrollen.