Intern kontroll

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. Kommunstyrelsen ska se till att internkontrollen utvecklas utifrån verksamhetens behov av kontroll. Varje nämnd har skyldighet att styra och löpande följa upp kontrollsystemet inom sitt verksamhetsområde.

Vid brister ska nämnden ge förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen.

Intern kontroll är inte en isolerad process, utan är en del i alla styrsystem. I varje process ska det finnas inbyggda kontroller, så att kommunen följer lagar och når sina mål.

Den interna kontrollplanen är uppdelad i fyra övergripande områden:

  1. Verksamhetsspecifik
  2. Gemensam administration
  3. Ekonomiadministration
  4. Personaladministration

Kommunstyrelseförvaltningen gjorde 2018 en översyn av reglementet (från 2004) och rutinerna för intern kontroll. Nya riktlinjer för intern kontroll av ekonomi och verksamhet fastställdes i kommunfullmäktige våren 2019. I kommunens it-system för planering och uppföljning, Stratsys, infördes 2019 modulen för intern kontroll och nämndernas interna kontroll utförs nu i Stratsys. Det underlättar tillgängligheten och sammanställningen av resultat för kommunstyrelsen. Anvisningar och rutiner för intern kontroll kommer att utvecklas i Stratsys vilket bidrar till att säkerställa dokumentationen och göra den tillgänglig på nämndnivå och övergripande kommunnivå.

SAMMANSTÄLLNING AV UTFÖRDA KONTROLLER 2019

Nämnd Antal kontrollmoment Antal utförda kontroller
Kommunstyrelsen 18 14
Drift- och servicenämnden 18 18
Bildningsnämnden 12 11
Social- och arbetsmarknadsnämnden 19 19

Kommentarer

Kommunstyrelsens internkontrollplan för 2019 innefattar 18 olika moment inom de fyra områdena verksamhetsspecifik, gemensam administration, ekonomiadministration och personaladministration.

Inga allvarliga avvikelser har framkommit i internkontrollen. Mindre avvikelser har rapporterats vid kontroll av nya leverantörer, kontroll av skatt och sociala avgifter, samt vid kontroll av allmänna handlingar. De fyra nya kontrollmoment som tillkommit 2019 avseende kommunens hantering av pensioner har inte kunnat genomföras. Hanteringen av kommunens pensioner utförs av Sydnärkes lönenämnd på uppdrag av kommunen. För att kommunen ska kunna genomföra kontroller krävs en överenskommelse med lönenämnden om tillgång till underlag, och att kommunen tar fram en beskrivning över rutiner i samverkan med lönenämnden. Kommunen ska ta upp dessa frågor i ägarrådet och styrelsen 2020.

Drift- och servicenämndens internkontrollplan omfattar 18 kontroller inom tre områden. Mindre avvikelser har noterats när det gäller att ange syfte och deltagare vid resor, registrering av allmänna handlingar och när det gäller att systematiskt föra noteringar i Snödagboken som är utlagd på kommunens hemsida. Redovisning i nämnden av utvalda ärenden från förvaltningens felhanteringssystem sker i början av 2020. Uppföljning av anmälningsärenden till nämnden av miljötillsyn och plan- och bygglagen är inte utförd.

Bildningsnämndens internkontrollplan omfattar 12 olika moment inom alla fyra områden. Kontrollen av attester under våren 2019 visade några mindre avvikelser. Under hösten har inga kontroller skett. Nämnden föreslår att kontrollen återkommer i 2020 års kontrollplan.

Personliga utlägg ska göras endast i undantagsfall. Mellan kontroller utförda våren 2019 och hösten 2019 har antalet sådana utlägg minskat betydligt. Ett förslag är att upprepa kontrollen för att säkerställa att minskningen är varaktig.

Kontroll av att korrekt skol- och barnomsorgspeng betalas ska göras två gånger per år. Inga kontroller gjordes 2019. Nämnden föreslår att kontrollen återkommer i 2020 års internkontrollplan.

Social- och arbetsmarknadsnämndens internkontrollplan omfattar 19 olika moment inom alla fyra områden.

Återrapporteringen visar fyra mindre avvikelser och två allvarliga avvikelser. Kontrollmomentet att räkna narkotiska preparat hos brukare har uppvisat en allvarlig avvikelse då preparat saknades hos en brukare. Nämnden har reviderat rutinen för läkemedelshantering kopplat till narkotikakontroll.

Kontrollmomentet att utredningar av barn och unga ska avslutas inom fyra månader uppvisar allvarlig avvikelse. Under perioden juli–september var sammanlagt 26 utredningar inte avslutade. I alla utredningar har nämnden fattat beslut inom utredningstiden och besluten har kommunicerats muntligt till klienterna. Utredningarna har hanterats av annan personal och arbetsledare ska bevaka att handläggarna får extra stöd i att hantera sin dokumentation.