Kommunkansli

Resultat 2021

Årets resultat

Totalt redovisade kommunkansli inklusive strategisk utveckling ett överskott på 3,1 mkr, främst beroende på obemannade tjänster och frånvaro vilket även gjort att kommunkansliet inte kunnat fullgöra alla sina uppdrag fullt ut. Kostnaden för skoldatorer har flyttats till sektor lärande som till viss del har fått statsbidrag för dessa. Nya upphandlingar har även bidragit till minskade kostnader inom it-funktionen.

Vakanta tjänster har gjort att kärnverksamheterna inte kunnat få allt stöd de behövt, planerat utvecklingsarbete och utbildningsinsatser har skjutits upp, och investeringen i nytt ärendehanteringssystem har tagit längre tid än planerat.

Kommunen har sedan 2018 fått extra medel från Tillväxtverket för utveckling av företagsklimat i 39 gles- och landsbygdskommuner. Pengarna har till stor del gått till näringslivsfunktionen men även till satsningar på bland annat fysisk planering. På grund av pandemin kunde inte alla insatser genomföras och en del medel har därför förts över till 2022.

Kostnader för företagshälsovårdsliknande insatser har ökat i form av bland annat rehabilitering, konflikthantering och grupputveckling.

Föreningsbidragen överskred budget med 98 tkr då föreningsbidragen ökade under året.

Strategisk utveckling redovisade ett överskott på 500 tkr av den totala budgeten på 1 mkr, de största satsningarna är leader-projektet Dalälvarnas utvecklingsområde (170 tkr) och detaljplan för Söderåsen (250 tkr).

Medarbetare

Förvaltningsorganisationen förändrades under 2021 och kommunen gjorde en ny indelning i olika sektorer. Bemanningen av sektorchefer var svår då ordinarie skolchef saknades och den tjänsten bemannades inledningsvis med en konsult innan en ordinarie sektorchef var rekryterad. Det största förvaltningsområdet som skulle delas i två sektorer kunde inte delas upp förrän i oktober då sektorchefer saknades.

Under 2020 och i början av 2021 var personalomsättningen hög inom sekretariatet och nästan hela personalstyrkan har bytts ut under en ettårsperiod.

Vakanser inom personalfunktionen har lett till hög belastning på medarbetarna och det har krävts prioriteringar för att klara de mest prioriterade arbetsuppgifterna.

Större delen av 2021 hade it-funktionen vakanta tjänster, både it-tekniker och senare it-chef.

Viktiga händelser

Kansliet har startat ett omfattande arbete med informationssäkerhet i form av bland annat uppdaterade informations- och kommunikationsstrukturer och förslag till ny kommunikationspolicy. Ett nytt ärendehanteringssystem har tagits i drift. Kansliet har även gjort ett stort arbete för att förbättra, granska och säkerställa registraturen för att kunna publicera kommunens centrala diarium på hemsidan.

I diariesystemet har digital signering införts, och kansliet har sjösatt en tjänst för Säkra Meddelanden samt digital myndighetspost (Mina Meddelanden).

Kommunfullmäktiges beslut att alla handlingar till politiska sammanträden ska levereras digitalt har genomförts, liksom beslutet att webbsända kommunfullmäktiges sammanträden.

I det dalagemensamma projektet kring e-handelslösningar är skolskjutskorten först med att få en kopplad betallösning. När betallösningen är på plats kan flera tjänster kopplas till betallösningen på kommunens e-handelsplattform. Tyvärr har konsultbrist hos leverantören av ekonomisystemet försenat införandet.

Pandemin har fortsatt påverka verksamheterna hela året och lett till nya arbetssätt. Medarbetare som haft möjlighet, har till stor del arbetat på distans. Bemanningsfunktionen har vissa helger haft beredskap för att möta verksamheternas behov.

Precis som 2020 har 2021 präglats av stora leveransproblem inom it- och telefoniområdet vilket påverkat datorbyten och annan ny utrustning. Det har också pekat på behovet av en ökad flexibilitet i hanteringen av olika fabrikat och modeller.

Näringslivsfunktionen har följt näringslivsstrategins inriktning och arbetat i fokusgrupper. Då näringslivsforum inte kunde genomföras på grund av pandemin gjorde verksamheten en inspelning som presenterades främst via sociala medier för att ändå sprida information om kommunens näringslivsarbete, annan kommunal information och resultat för 2020.

Framtiden

Digitaliseringen måste intensifieras utifrån regeringens vision om ett hållbart digitaliserat Sverige. Digitaliseringen är inget självändamål, utan ska leda till verksamhetsutveckling och effektivisering för att klara välfärdsuppdraget nu och i framtiden. För att kunna genomföra detta krävs dels personalresurser för att stödja verksamheterna i digitaliseringen, dels ekonomiska resurser inledningsvis för att utföra digitaliseringsarbetet. Digitala effektiviseringar är även nödvändiga för att på sikt klara bemanningen.

Under 2022 ska kommunkansliet driva projektet Digital Mognad, ett projekt finansierat av ESF (Rådet för europeiska socialfonden) som drivs av SKR och Adda (SKR:s inköps- och upphandlingscentral). Projektet bygger på en evidensbaserad metod för att mäta digital mognad och utbildning i digitalisering.

Kommunen ska fortsätta arbetet med informationssäkerhet 2022. Processkartläggningen från 2018 behöver uppdateras som underlag för att skapa informationshanteringsplaner.

I det nya ärendehanteringssystemet återstår att införa gallrings- och arkiveringsmoduler.

Valåret 2022 innehåller en hel del administration runt de allmänna valen.

Vad gäller beredskap och civilt försvar väntar flera uppgifter kommande år, bland annat kommunens organisering kopplat till totalförsvaret.

Under 2022 inför kommunen Visma Autopay, en betallösning som stödjer det nya nordiska betalformatet P27 som introduceras på bankmarknaden de närmaste åren. Införandet kommer att underlätta kommunens fakturabetalningar.

Kommunens it-nätverk behöver moderniseras för ökad funktionalitet, kapacitet och säkerhet. För att tillgodose verksamheternas framtida behov behöver spridningsnäten i kommunens fastigheter byggas ut och fastigheterna kopplas upp genom fiberanslutningar.

Under många år har näringslivet utvecklats bra i Vansbro, samtidigt som kompetensförsörjning, bostäder, byggbar industrimark och infrastruktur som vägar, cykelvägar, bredband, va- och elkapacitet är utmaningar som kommunen behöver lösa.