Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Vännäs kommuns bolag styrs genom ägardirektiv och den kommunala verksamheten styrs genom en strategisk plan som kommunen fastställer för ett antal år framåt i tiden. Utifrån den strategiska planen utformar kommunledningen vision, strategiska områden och övergripande mål som beslutas av kommunfullmäktige. De övergripande målen bryts därefter ner inom de olika nämnderna. Två gånger per år följer kommunen upp resultaten och bedömer måluppfyllelsen utifrån fastställda kriterier. Kommunens vision och mål beskrivs nedan, tillsammans med utdrag ut bolagens ägardirektiv.

Uppföljning av målen för den kommunala verksamheten redovisas i avsnittet om kommunens resultat. Uppföljning av målen för bolagen redovisas i bolagskoncernens verksamhetsberättelse. Kommunen arbetar för närvarande med att se över den strategiska planen vilket kan påverka styrmodellen och de övergripande målen kommande år.

Styrning och ledning i kommunal verksamhet

Visionen Upplevelsenära Vännäs består av Välkomnande Vännäs, Livfulla Vännäs och Nytänkande Vännäs. Visionen fungerar som den långsiktiga målbilden för hela Vännäs kommun och beskriver det önskade läget i framtiden. Visionen är även en utgångspunkt för budgetarbetet och de övergripande fullmäktigemålen. Utifrån målen ska sedan nämnderna arbeta fram egna konkreta mål och åtaganden för sina verksamheter.

Visionen sträcker sig fram till 2030 och definierar vad Upplevelsenära Vännäs innebär.

Den politiska viljan för kommunens långsiktiga utveckling anges i kommunens strategiska plan. Kommunen har börjat ta fram nya strategiska mål och ny styrkedja, med sikte på att anta planen och nya mål under 2024.

Kommunstyrelsen anser att det är viktigt att arbetet inte bara innebär en revidering och att det är lämpligt att se över de övergripande perspektiven och strukturen för kommunens mål- och resultatstyrningsprocess. Den nya strategiska planen ska även ha en tydlig koppling till Agenda 2030.

Den nuvarande strategiska planen innehåller de fyra perspektiven ekonomi, medborgare, samhällsutveckling och medarbetare. Det är utifrån dessa perspektiv som fullmäktige har formulerat övergripande mål. Perspektiven och målen beskriver mer ingående vad kommunfullmäktige vill uppnå. Perspektiven, målen och bedömningen av måluppfyllelse 2023 finns i avsnittet om kommunens resultat. Kommunfullmäktige antog i oktober 2022 drift- och investeringsbudget för 2023 samt en plan för åren 2024–2025. Nämnderna får i sin tur en rambudget som de sedan bryter ner till detaljerade budgetar för olika verksamheter och enheter. De övergripande fullmäktigemålen och den strategiska planen ska styra vad nämnder och verksamheter ska prioritera. I samband med att fullmäktige antog budgeten fick några av nämnderna ett antal uppdrag att genomföra. Även dessa redovisas i denna årsredovisning, i avsnitten för respektive nämnd.

Uppföljningen av den interna kontrollen för verksamhetsåret 2023 i barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, plan- och miljönämnden, valnämnden samt Liljaskolans styrelse behandlas av kommunstyrelsen den 16 april 2024 och föreslås bli godkänd.

Kommunstyrelsen föreslås att lämna följande rekommendationer till nämndernas interna kontrollarbete år 2024:

Liljaskolans styrelse uppmanas att utarbeta en riskanalys för det interna kontrollarbetet år 2024.
Alla nämnder uppmanas att se över och tydligare beskriva risker i riskanalyserna, som ska ligga till grund för kontrollplanen.
Alla nämnder uppmanas att förtydliga beskrivningen av åtgärder som vidtagits om avvikelser har identifierats i ett kontrollmoment.

Styrning och ledning i de kommunala bolagen

Vännäs kommuns aktiebolag styrs genom ägardirektiv. Direktiven anger de övergripande mål som ska vara styrande för verksamheten.

Rätten till bostad är en grundläggande välfärdsfråga. Vännäs Fastigheter AB är kommunens helägda bolag för att uppnå detta välfärdsmål. Bolaget har också till ändamål att skapa verksamhetsanpassade lokaler för både näringslivet och offentlig verksamhet.

Målen för Vännäs Fastigheter:

Bolaget ska trygga den framtida bostadsförsörjningen, verka för integration samt ökad valfrihet och inflytande i boendet.
Målet ska vara att på bostadsmarknaden i kommunen erbjuda bostäder med varierande standard men med god kvalitet och servicenivå för livslångt boende till skäliga hyresnivåer.
Bolaget ska tillhandahålla konkurrenskraftiga verksamhetsanpassade lokaler för det lokala näringslivet som bidrar till utveckling av det befintliga näringslivet samt skapar förutsättningar för nyföretagande.
Bolaget ska aktivt delta i utvecklingen och förvaltningen av kommunens verksamhetslokaler.
Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer, vilket innebär att bolaget alltid ska utgå från vad som är bäst för bolaget.
Bolaget ska, vad avser miljö, tillföra Vännäs kommun och regionen positiva miljövärden.
Bolaget ska vara ett aktivt verktyg i att utveckla kommunen som en attraktiv bostads- och näringslivsort.

I direktiven framgår också att bolagen ska drivas på affärsmässiga grunder. Enligt de ekonomiska och finansiella målen ska soliditeten minst uppgå till 15 procent och bolagen ska uthålligt generera avkastning på minst 5 procent årligen. Bolagens likvida medel ska vara placerade på ett betryggande sätt och bolagen ska följa Vännäs kommuns placeringspolicy. Policyn reglerar också när det krävs kommunfullmäktiges yttrande, hur kommunen ska få insyn och hur bolagen ska lämna information till kommunen.

Under 2024 ska kommunen se över ägardirektiv och bolagsordning. Kommunstyrelsen ska även se över om det behövs en ägarpolicy för Vännäs kommunala bolag.

Kommunstyrelsens uppsiktsplikt

Kommunstyrelsen har, enligt kommunallagen, uppsiktsplikt över nämndernas verksamhet. Styrelsen har också rätt att från nämnder och anställda inhämta yttranden och upplysningar som behövs för att styrelsen ska kunna fullgöra sitt ledningsuppdrag. Uppsiktsplikten gäller även för de helägda kommunala bolagen.

Styrelsen planerar på ett övergripande plan hur och när uppsiktplikten ska genomföras i ett årshjul, men genomför även särskilda kontroller inom uppsiktsplikten om något särskilt inträffar.

Kommunstyrelsens arbetsutskotts ekonomiuppföljning är en viktig del av uppsiktspliktens genomförande och vid prognostiserade underskott mot budget ska den berörda nämnden redovisa en åtgärdsplan för en budget i balans.

Medarbetarna är kommunens viktigaste resurs, och sjukfrånvaro, arbetsmiljö med mera följs upp i både kommunstyrelsens utskott och i kommunstyrelsen.

Kommunstyrelsen träffar också kommunens förvaltningschefer i olika uppföljnings- och utvecklingsfrågor. Inplanerade dialoger finns mellan nämnd och styrelse.

Uppsiktsplikt över gemensamma nämnder med mera sker bland annat genom särskilda genomgångar och att styrelsen delges protokoll.

Den förstärkta uppsiktsplikten över bolagen regleras i en särskild planering.

Planer och policyer med bäring på styrning och ledning

Vid sidan av den strategiska planen har kommunen ett antal policyer och planer som stöd i arbetet med styrning och ledning. Några av de viktigare dokumenten är översiktsplan, inköps- och upphandlingspolicy, aktiva åtgärder, underhållsplaner och riktlinjer för intern kontroll.

Vännäs kommun är en aktiv part i många samarbeten, bland annat för att använda kommunens resurser bättre och även för att främja en god utveckling och tillväxt i kommunen, regionen och länet. Även inom dessa områden finns en rad planer och strategidokument som stärker styrningen och ledningen. Några exempel är den regionala utvecklingsstrategin, den regionala livsmedelsstrategin, trafikförsörjningsprogram och verksamhetsplan för Umeåregionen.