Plan- och miljönämnden

Sammanfattning

Verksamhetsidé

Nämndens uppdrag är att verka för en god bebyggd miljö, en trygg och säker kommun, ett hållbart nyttjande av naturvärden och säkra livsmedel.

Viktiga händelser under året

• Antalet bygglovsärenden minskade med hälften till följd av lågkonjunkturen.
• Förvaltningen började arbetet med tillsyn enligt plan- och bygglagen, vilket tidigare har varit nedprioriterat.
• Avdelningen anställde en till samhällsplanerare för att öka kapaciteten för att ta fram detaljplaner.
• Nämnden höll ett extra sammanträde i maj för att behandla detaljplaneärenden.
• Detaljplan för Södra Promenaden i Vännäsby (del av Vännäs 34:4) behandlades av nämnden och antogs av kommunfullmäktige i juni.
• Detaljplan för Tallbacken Fritidsby behandlades av nämnden och antogs av kommunfullmäktige i juni.
• Detaljplan för Brån 24:1 antogs av nämnden i maj.
• Detaljplan för kvarteret Zodiaken i Vännäsby antogs av nämnden i november. Planen överklagades.
• Kommunfullmäktige beslutade i december om taxa för efterhandsdebitering av livsmedelskontrollen och nya beräkningar för kontrollavgift gjordes för cirka 100 livsmedelsverksamheter.
• Ärendehanteringssystemet länkades ihop med e-tjänsteplattformen för automatisk överföring av information mellan systemen.
• Miljö- och byggavdelningen gick utbildning i kommunikation och bemötande.
• Länsstyrelsen reviderade miljöbalkstillsynen och riktade kritik bland annat mot att miljöbalkstillsynen har för lite resurser i förhållande till tillsynsbehovet.
• Inventering av enskilda avlopp gjordes i Pengsjöområdet.
• Räddningstjänsten har för närvarande full bemanning, men det är stor omsättning på personal vilket är bekymmersamt då det tar flera år att skaffa sig nödvändig erfarenhet inom yrket.
• Det totala antalet larm var 200, fördelade på 69 brand/tillbud, 35 trafikolyckor, 36 IVPA (i väntan på ambulans) varav 17 hjärtstopp, 23 skogs-/gräsbrand, 5 hot om suicid, 2 drunkning, 18 övrig räddning, 87 förstärkning till annan kommun, 8 automatlarm och 4 utsläpp av farligt ämne.
• Räddningstjänsten har haft fysiska och teoretiska övningar under året samt extra utbildning efter dödsbranden för att stärka kompetensen bland personalen.
• Räddningstjänsten har haft fyra AP-träffar.

Sammanfattning av nämndens resultat

Förklaring till resultatbedömning:

Ekonomi

Uppföljning av målen

Plan- och miljönämnden redovisade ett mindre underskott på 42 tkr. Det berodde på att sammanträdesarvodena inklusive PO (personalomkostnadspålägg) blev högre än budgeterat. I den kostnaden ingår även tid för utbildning. Orsaken var att nämnden haft ett extra sammanträde för att möta behovet av effektiva detaljplaneprocesser samt att det hållits två utbildningstillfällen för nämnden.

För räddningstjänsten bestod budgetunderskottet på 0,3 mkr främst av extra utbildningsinsatser och extra övningstillfällen under våren. Det har också varit fler larm än föregående år. Kostnaderna har också varit höga för reparationer och underhåll av inventarier och fordon samt service och kontroller som görs med jämna mellanrum av säkerhetsskäl.

Miljö- och byggavdelningen redovisade ett resultat på 0,1 mkr och överskottet bestod främst av att konsultkostnaderna blev lägre än budgeterat. Intäkterna var lägre än budgeterat, främst inom planavgifterna.

Det totala resultatet var –0,2 mkr, vilket är en avvikelse på –1,4 procent och innebär att målet inte är uppnått.

Medborgare

Uppföljning av målen

Nämnden uppnådde delvis målet totalt sett inom perspektivet medborgare. Målet ”trygg och säker kommun” mäts i form av räddningstjänstens responstid (tid från 112-samtal till första resurs på plats), där mediantiden var 10,4 minuter. Medborgarundersökningen för 2023 visade att 98,2 procent var nöjda.

Miljö- och byggavdelningen svarade på e-post inom 1–2 dygn vid alla de testade tillfällena, vilket gör att resultatmålet är uppfyllt då över 90 procent var godkänt. Tillgänglighet per telefon mäts i hur stor andel av testsamtalen som får svar på en enkel fråga. För att indikatorns mål ska vara uppfyllt krävs ett resultat på minst 90 procent. Resultatet för plan- och byggenheten var att 58 procent av testsamtalen fick frågan besvarad. Det innebär att målet inte uppnåddes och visar att avdelningen behöver förbättra rutinerna för tillgänglighet på telefon. Motsvarande resultat för miljö- och hälsoskyddsenheten var 83 procent, vilket ger ett delvis uppnått mål.

Bemötandet via telefon var mycket gott eller gott i 100 procent av samtalen till miljö- och hälsoskyddsenheten. Motsvarande andel för plan- och byggenheten var 86 procent, resterande 14 procent hade betyget medelgott. För att indikatorn ska nå målet krävs över 90 procent gott bemötande vilket avdelningen nådde totalt sett.

Flera e-tjänster inom nämndens områden finns tillgängliga via webben. Andelen ansökningar som inkommit via e-tjänster och e-post var 78 procent 2023. Att det inte ökat mer beror på att det inte finns e-tjänster för alla typer av ärenden. Digital kommunikation med sökande via e-tjänst eller e-post utgjorde 54 procent av all kommunikation som registrerats och för att nå målet krävs mer än 90 procent. Under 2023 har e-tjänsteplattformen kopplats ihop med ärendehanteringssystemet. Det gör att förvaltningen kan sköta kommunikationen direkt i ärendehanteringssystemet, vilket sparar mycket tid och ger ökad effektivisering med hjälp av e-tjänster.

Samhällsutveckling

Uppföljning av målen

Nämnden uppnådde delvis målet totalt sett inom perspektivet samhällsutveckling. Räddningstjänsten hade en övningstid på 56 timmar per person, alltså mer än målet som var 50 timmar.

Målet om planlagd mark för att möta behov av bostäder uppnåddes inte. Vid slutet av 2023 fanns fem lediga tomter som var bokade.

Målet att minska utsläpp till luft berör miljökvalitetsmålet ”frisk luft” där nämnden arbetar med information och kontroll vid installation av eldstäder. Utsläppen av NOx (kväveoxider) från egen uppvärmning var 0,8 vilket gav ett delvis uppnått mål. För att nå målet för utsläpp av PM2,5 ¹ från egen uppvärmning behöver resultatet vara lägre än 0,5 kg/invånare men låg på 1,23 kg/invånare, vilket gör att resultatet är på orange (låg, ej tillfredsställande) nivå. Statistiken hämtas från Kolada och har en viss eftersläpning; de senaste siffrorna är från 2021.

Miljö- och hälsoskyddsenheten har varit underbemannad några månader och kunde därför inte utföra all planerad tillsyn. Sammantaget genomförde enheten dock större delen av den planerade tillsynen.

I miljö- och byggavdelningens serviceenkät för 2023 var 84 procent av de svarande neutrala, nöjda eller extremt nöjda med handläggarens kunskap i ärendet. Det ger en godkänd måluppfyllelse. Svenskt Näringslivs enkätfråga om vägledning vid myndighetsutövning gav resultatet 4,5 vilket också är godkänt.

Andelen överklagade ärenden där nämnden fick rätt översteg 90 procent vilket gav ett godkänt, uppnått mål.

Svenskt Näringsliv har tagit bort frågan om tillämpning av lagar och regler från sin enkät till företagare. Den har ersatts av en fråga om företagen upplever god service och bemötande. Där hade kommunen ett resultat på 3,57 men behöver nå över 3,7 för att uppnå målet.

Medarbetare

Plan- och miljönämndens personal ingår i kommunstyrelseförvaltningen (KSF) och därför redovisas målen och resultaten tillsammans med övrig personal under KSF. Enskilda faktorer som kan ha betydelse för nämnden följs i stället upp i nämndens egna interna kontroll.

Framtid och förväntad utveckling

Miljö- och byggavdelningen

Miljö- och byggavdelningen kommer fortsatt att ha stor efterfrågan på detaljplaner. För närvarande pågår fyra aktiva planprocesser och det finns sex–åtta planer i kö som förvaltningen behöver arbeta med de närmaste åren. Avdelningen har utökats med en tjänst inom samhällsplanering 2023 genom tillskott i budget. Bedömningen är att det kommer att öka kapaciteten i detaljplanearbetet, men inte i den utsträckning som behövs i förhållande till efterfrågan på detaljplaner och plankö.

Antalet byggnationer och efterfrågan på tomter väntas fortsätta vara låga men förhoppningen är att det sker en uppgång under hösten.

Avdelningen avser att ytterligare stärka samverkan och samarbetet med kranskommunerna på miljöområdet. Avdelningen ska fortsätta delta i återkommande samverkansträffar med kranskommunerna inom miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdena. Region Västerbotten har även kontaktat avdelningen för att utreda behov av samverkan inom plan- och byggområdet.

Under 2024 startar förvaltningen efterhandsdebitering av livsmedelskontrollen, vilket är ett nytt arbetssätt med nya rutiner.

Miljö- och byggavdelningen ska förbättra uppföljningen av miljötillsynen och påbörja tillsyn enligt plan- och bygglagen.

Arbetet med digitalisering fortskrider, med fokus på att utveckla nya arbetssätt med ett digitalt flöde och förbereda för att införa e-arkiv.

Bokningsbara tider för dialogmöte med företag har fungerat bra och ska fortsätta.

Räddningstjänsten

Miljöpåverkan har gjort att räddningstjänsten behöver förbereda sig för mer extremväder och att hantera effekter av ett förändrat klimat.

Arbete med kris- och krigsberedskap och kontinuitetsplanering väntas pågå under året.

Ett projekt ska genomföras för att digitalisera tidrapportering och tillsynsarbete.

Räddningstjänsten kommer under året att arbeta med styrning och uppföljning av tillsynsarbetet samt sotning och brandskyddskontroller för att säkerställa att man uppfyller mål och lagkrav.

Uppföljning av särskilda uppdrag och direktiv

Plan- och miljönämnden fick i 2023 års budget dessa särskilda uppdrag och direktiv i uppdrag av kommunfullmäktige:

Volymförändringar för plan- och miljönämndens verksamheter

2020 var ett år med extra mycket händelser då krav på utsortering av matavfall resulterade i omkring 500 kompostanmälningar under året, vilket motsvarar omkring 1 000 händelser.