Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Den kommunala koncernen är den övergripande styrande enheten i Sjöbo och innefattar kommunen, bolagen och Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund. I budgetens organisations­över­sikt framgår hur koncernen är strukturerad. Så långt det är möjligt, med hänsyn till verksamheternas art och lagkrav, är styrning och uppföljning utformade på ungefär samma sätt oberoende av verksamhet eller juridisk organisationsform.

Ansvarsstruktur

I kommunkoncernen finns flera nivåer av politiska instanser: kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder samt styrelser för de kommunala bolagen och direktion för Sydöstra Skånes Räddnings­tjänst­förbund. För att förverkliga de politiska ambitionerna finns även en tjänste­manna­organisation kopplad till var och en av de olika instanserna ovan.

Struktur för styrning av den kommunala koncernen

Styrning och uppföljning utgår från målen för verksamheterna i den kommunala koncernen. Ekonomiska ramar och mål sätts, sedan är det nämnden, styrelsen eller direktionen som har ansvar för att verksamheten uppnår målen. Kommunfullmäktige beslutar om mål för god ekonomisk hushållning samt om riktlinjer och övergripande styrdokument.

Budgetprocess

Budgeten är kommunens verktyg för planering, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Kommunfullmäktige fastställer vilka mål som ska gälla och inom vilka ekonomiska ramar verksamheten ska bedrivas. Kommunfullmäktige antar en gång per mandatperiod en fyraårsbudget med en sjuårig exploaterings- och investeringsbudget. Det andra året i mandatperioden är startdatum för budgeten. Övriga år antas en treårsbudget medan exploaterings- och investeringsbudgeten är sjuårig.

Målstyrning

Enligt kommunallagen (KL 5:1) ska kommunfullmäktige besluta om mål och riktlinjer för verksamheten och ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet (KL 11:1). Mål och riktlinjer är i huvudsak av övergripande karaktär. Sjöbos målmodell omfattar ekonomi, verksamhet och medarbetare. Kommunfullmäktige beslutade i juni 2018 om Sjöbo kommuns vision 2034.

Visionens målbild med dess tre fokusområden (markerade med grön färg) är de samhällsområden där en positiv utveckling påverkar alla kommunens invånare och har stor betydelse för framtidens Sjöbo. Fokusområdenas syfte är att bidra till social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet.

Varje fokusområde specificeras i ett övergripande mål och till varje mål finns en text som anger fullmäktiges inriktning. För respektive övergripande mål finns indikatorer. En indikator är ett nyckeltal eller mått som belyser viktiga aspekter av verksamheten på ett överskådligt sätt och som det är viktigt att sträva efter. Samtliga verksamheter ansvarar för att vidta åtgärder för att nå de övergripande målen. Vilka verksamheter som ansvarar för att uppnå respektive indikator framgår av avsnittet God ekonomisk hushållning.

För indikatorerna anges ett ingångsvärde som kompletteras med utfallen föregående år och det aktuella året. Graden av måluppfyllelse mäts genom att trenden för varje indikator redovisas. Syftet med målstyrningen är att den ska leda till framsteg i riktning mot visionen.

Varje nämnd ska årligen upprätta en verksamhetsplan med den fastställda budgeten som underlag. Verksamhetsplanen är en överenskommelse mellan nämnd och förvaltningschef och ska ge styrning, ledning och stöd till verksamheternas planering. Den anger hur verksamheterna ska nå uppsatta mål med utgångspunkt från kommuninvånarens perspektiv. Planen beskriver den planerade verksamheten och används för att kontinuerligt utveckla och förbättra. Den beskriver vilka åtgärder som ska vidtas med de ekonomiska ramarna som grund, för att verksamheten ska uppnå målen som fastställts av kommunfullmäktige. Nämnden beslutar om nämndmål inom ramen för vad resurserna tillåter, liksom vilka uppdrag nämnden ger förvaltningen för att nå visionen, de övergripande målen och indikatorerna. Det kan handla om att nämnden gör riktade satsningar, fattar nödvändiga beslut eller tillsätter en utredning. Verksamhetsplanen utgör nämndens uppdrag till förvaltningen om hur den ska uppnå de mål nämnden ansvarar för.

Kommunstyrelsen genom kommunledningsförvaltningen är en stödresurs för nämnderna i arbetet med verksamhetsplanen. Innan verksamhetsplanen behandlas av respektive nämnd ska planen stämmas av med kommunledningsförvaltningen. Utifrån nämndens fastställda verksamhetsplan ska respektive enhet upprätta en lokal handlingsplan. I handlingsplanen redovisas vilka aktiviteter enheten kommer att vidta för att fullgöra sina uppdrag. Sista steget i målkedjan är medarbetarens individuella plan, som anger medarbetarens åtgärder för att bidra till att nå kommunens mål.

God ekonomisk hushållning

God ekonomisk hushållning för Sjöbo kommun blir att även fortsättningsvis att klara balansgången mellan att nå uppsatta mål och en ekonomi i balans. Andra viktiga faktorer är god budgetföljsamhet, uppföljning samt förmågan att vid behov vidta korrigerande åtgärder.

Budget

Kommunfullmäktige fastställer ett eller flera kommunbidrag per nämnd. Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges beslut ska nämnden upprätta en mer detaljerad internbudget, där fördelningen mellan intäkter och kostnader framgår. Bruttobudgetering och bruttoredovisning ska till lämpas för att det ska gå att jämföra budget och redovisning.

Nämnderna erhåller budgeten i form av ett kommunbidrag, som rymmer både avskrivningskostnader och interna poster. Det åligger sedan nämnderna att uppfylla målen inom de ekonomiska ramar och lagar som gäller för verksamheterna. Nämnden får omdisponera medel för drift och investering mellan verksamheterna nämnden ansvarar för, förutsatt att medlen används för att upp fylla kommunfullmäktiges mål enligt riktlinjerna. Tekniska nämnden kan inte omdisponera mellan skattefinansierad verksamhet och affärsverksamhet.

Tekniska nämnden kan ej använda överskott från tomtförsäljning för att finansiera annan verksamhet inom nämndens verksamhetsområde eller inom exploateringen. Överskott från försäljning av tomter ska bidra till att finansiera exploateringsområden i investeringsbudgeten. Kommunstyrelsens arbetsutskott kan godkänna att överskott från tomtförsäljning kan användas till exploaterings­verksamheten. Ökade kapitaltjänstkostnader till följd av beviljade investeringar hanteras enligt följande:

Resursfördelning

Kommunen har en modell för att räkna ut resurser till förskole-, fritidshems- och grund­skole­verksamhet, äldreomsorg, gymnasieverksamhet och delar av den tekniska skatte­finansierade verksamheten. För äldreomsorgen, gymnasiet, förskole- och skol­barns­omsorgen samt grundskolan baseras uträknings­modellen på prognostiserat antal invånare i olika åldersgrupper. I teknisk skatte­finansierad verksamhet förändras resurserna efter antalet kvadratmeter gata och cykelväg som nämnden ansvarar för vid ingången av budgetåret. Nämnden ansvarar för eventuella avvikelser mellan utfall och prognos i befolkningsantalet. Kommunbidragen påverkas inte vid avvikelser i befolknings­underlaget under verksamhetsåret.

Investeringar

Kommunfullmäktige fastställer en investeringsram för respektive verksamhet. En nämnd kan inte utan kommunfullmäktiges godkännande omdisponera anslag för projekt som uppgår till 5 mnkr eller mer till andra projekt. Om totalutgiften för ett investeringsprojekt uppgår till 5 mnkr eller mer, måste nämnden ha kommunstyrelsens tillstånd för att igångsätta projektet. När ett investeringsprojekt inte startas och budgeten därmed inte tas i anspråk, måste nämnden ansöka om ett nytt investeringsbelopp för att genomföra investeringen. Anslag för projekt under 5 mnkr ombudgeteras endast i undantagsfall. Anslag som inte tagits i anspråk under budgetåret kvarstår inte.

Om investeringsprojekt prognostiseras leda till underskott ska nämnden i första hand lösa det genom att disponera från investeringsanslag för mindre projekt. När denna möjlighet är uttömd kan nämnden ansöka om tilläggsanslag. När projekt som överstiger 5 mnkr avslutas, ska nämnden slut redovisa dem vid nästkommande delårs- eller årsbokslut. Tekniska nämnden får inte omdisponera investeringsmedel från exploateringsverksamheten.

De kommunalt ägda bolagen fattar själva beslut om investeringar. I ägardirektiven anges dock att investeringar av större vikt ska beslutas av kommunfullmäktige. Kommunen lämnar inga driftbidrag till bolagen, utan de genererar sina egna intäkter. Kommunen lämnar borgen för bolagens lån och bolagen betalar en ersättning till kommunen för borgen. Ersättningen beräknas på affärsmässiga grunder.

Uppföljning

Nämnder, styrelser och direktion ska lämna utfallsprognos och delårsrapport till kommun­styrelsen enligt särskilt upprättade årliga anvisningar. Rapporterna utgör grund för kommun­lednings­förvaltningens kommungemensamma rapport. Kommunstyrelsen ska behandla upp­följningar och kommunfullmäktige ska behandla delårsrapport.

Nämnderna är ansvariga för att följa budgeten inom sina respektive områden och att besluta och genomföra åtgärder, så att verksamheten bedrivs inom de ramar, riktlinjer och mål som kommunfullmäktige har fastställt. Avvikelser i förhållande till budgeten ska skriftligen förklaras av berörd förvaltning, för att nämnden ska kunna ta ställning till uppföljningsprognos och delårsrapport. När obalans råder mellan ekonomiska krav och verksamhetens krav, är det ekonomiska kravet överordnat verksamhetskraven i avvaktan på politisk behandling. Nämnderna har befogenheter och skyldigheter att vidta åtgärder för att verksamheten ska kunna bedrivas inom fastställda ramar.

Försäkring

Den kommunala verksamheten står inför många risker. Ett sätt att hantera riskerna är att försäkra hela eller delar. Försäkringar ska bidra till att minska förluster, skador och störningar, och omvandla osäkerhet till förutsägbara och kontrollerbara förhållanden. Eftersom valet av försäkringsmodell innebär ett ekonomiskt risktagande, administreras och tecknas försäkringar av kommunlednings förvaltningen. Premiekostnaden för försäkringarna fördelas mellan verksamheterna.

Egendoms- och ansvarsförsäkring via kommunassurans

Kommunen har valt att inte försäkra frekvensskador upp till 1,5 mnkr, medan försäkringen i traditionell mening står för överskjutande del. Det innebär att verksamheterna ansvarar för en självrisk upp till fem basbelopp för egendomsförsäkring och ett basbelopp för ansvarsförsäkring. Mellanskillnaden mellan självrisken och försäkringskostnaden ansvarar finansförvaltningen för.

En framgångsfaktor för att uppnå maximal effekt i riskhanteringen är ett aktivt förebyggande arbete som innebär lägre risk genom färre skador. Det uppnås genom att verksamheterna betalar självrisk. På så sätt skapas incitament till att förbättra riskhanteringen.

Uppsiktsplikt

Kommunstyrelsen ansvarar för att hålla uppsikt över hela den kommunala koncernen. Där ingår nämnder, kommunala bolag, gemensamma nämnder och förbund. Uppsikten utgår från budget, flerårsplan, ägardirektiv samt verksamhets- och affärsplaner. Styrdokument som budget, delårsrapport, intern kontroll, ägardirektiv och policyer utgör viktiga delar av arbetet.

Nämnderna, bolagen och förbundet kallas till kommunstyrelsen minst en gång om året, ibland oftare om det anses befogat. Utöver delårsrapporterna rapporterar nämnder, bolag och förbund till kommunstyrelsen om hur verksamhet och ekonomi utvecklas. Väsentliga avvikelser ska redovisas för att man ska kunna sätta in åtgärder tidigt. Vid större avvikelser kallas nämnden eller styrelsen formellt till en muntlig dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott.

För att kommunen ska kunna äga ett bolag, ska det bedrivas så att verksamheten är förenlig med det kommunala ändamålet och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna. Bolagens styrelserapport och lekmanna­revisorernas uttalande om huruvida verksamheten bedrivits i enlighet med ändamål och befogenheter utgör underlag till kommunstyrelsens ställnings­taganden.

Intern kontroll

Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att samordna den interna kontrollen, som regleras i reglementet för intern kontroll. Styrdokumenten gäller för såväl nämnder som styrelser. Alla nämnder och styrelser ska varje år lämna in en plan för intern kontroll och en uppföljningsrapport. Varje nämnd gör en sammanfattad bedömning av arbetet med den interna kontrollen under året.