Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten
Vision
Kommunfullmäktiges beslutade vision och mål utgör övergripande styrning över hela den kommunala verksamheten. Exempelvis utgår budgetprocessen från detta.
Vision 2030
- Kalix, den lugna, trygga Sverigedrömmen för alla.
- En attraktiv, jämställd och hållbar kommun.
Beskrivning av visionen
Kalix är platsen där drömmar blir verklighet. Här är allt möjligt, och alla får utvecklas utifrån sina förutsättningar. Kalix är lugnt, tryggt och välkomnande, här är det enkelt att leva med närhet till natur, kultur och friluftsliv. Besökare möts av öppna, toleranta och nytänkande människor. Här prioriteras det jämställda livet. Utveckling ska bedrivas på ett hållbart sätt med influenser från hela världen.
Budgetprocessen
Kommunallagens (KL) 11 kapitel anger ramarna för hur kommunen kan utforma sin budgetprocess. Kommunen ska varje år upprätta en budget för nästa kalenderår. Lagen säger också att budgeten ska innehålla skattesats och anslag. I budgeten ska det framgå hur verksamheten ska finansieras och kommunens prognos för den ekonomiska ställningen vid budgetårets slut. Budgeten ska även ange de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Förslag till budget ska upprättas av kommunstyrelsen före oktober månads utgång. Samma tidpunkt gäller även för förslag till budget för revisorernas verksamhet, som ska upprättas av fullmäktiges presidium. Kommunstyrelsen bestämmer när övriga nämnder senast ska lämna in sina särskilda budgetförslag till styrelsen. Budgeten fastställs av fullmäktige före november månads utgång. De år då val av fullmäktige har hållits i hela landet ska budgeten fastställas av det nyvalda fullmäktige.
Kalix kommun har en budgetprocess där kommunfullmäktige årligen beslutar om nästkommande års budget vid fullmäktigesammanträdet i juni. Det finns dock utrymme i lagen att budgeten, vid behov på grund av betydande förändringar av förutsättningar, kan revideras och beslutas på nytt fram till november månads utgång och vid valår är det alltid så eftersom kommunallagen säger att budgeten ska beslutas av det nyvalda fullmäktige. Fördelen med en tidig budgetprocess är att nämnderna och deras verksamheter får en rimlig tid att anpassa sig och vidta åtgärder utifrån eventuella ändringar i budgetramarna.
Illustrationen nedan beskriver Kalix kommuns budgetprocess för budget 2021. Från och med 2022 finns en del ändringar i processen även om budgetbeslutet i juni kvarstår.
Kommunens mål och vision revideras och beslutas vid varje ny mandatperiod av kommunfullmäktige. Målen bryts ner på nämndnivå ända ner till verksamheternas och enheternas verksamhetsplaner.
Budget- och måluppföljning och prognosrapportering
Kommunfullmäktige ska enligt lagen behandla minst en delårsrapport, som tidigast kan framställas per den sista juni och senast per den sista augusti. Kalix kommun har valt att göra en delårsrapport per den sista augusti. Avvägning gällande tidpunkt består i att en tidigare rapport kan överlämnas tidigare på året till kommunfullmäktige med större handlingsutrymme gällande eventuella åtgärder till följd av resultat och helårsprognos. Emellertid inkluderar en senare framställd rapport en ytterligare mer rättvisande bild av verksamhetens utveckling då exempelvis socialnämndens semestervikariekostnader kan utvärderas per augusti.
Kommunstyrelsen samlar in nämndernas resultat och framställer därefter en årsredovisning som ska lämnas till kommunfullmäktige senast den 15 april året därpå.
Revisorerna granskar både delårsrapport och årsredovisning och uttalar sig skriftligen till kommunfullmäktige om resultaten i rapporten är förenliga med de mål fullmäktige beslutat.
Utöver den finansiella rapportering som lagen kräver sammanställer Kalix kommun en helårsprognos per april. Helårsprognosen innehåller styrelsens och alla nämnders helårsprognos samt måluppföljning. Rapporten ges till kommunfullmäktige i juni. Därutöver har kommunstyrelse och nämnder gjort en månadsrapport under övriga månader (utom januari och juli) där deras helårsprognos lämnas till nästa kommunstyrelsesammanträde. Helårsprognosen innehåller prognostiserade resultat för helåret för skatteintäkter och generella statsbidrag, pensioner, avskrivningar och finansnetto. Månadsrapporterna innehåller nämndernas prognos för deras verksamheters nettokostnader. Dessa ger ändå kommunstyrelsen en möjlighet att tidigt upptäcka avvikelser inom kostnader och intäkter och därmed uppmana nämnderna att vidta åtgärder i god tid. Delårsrapporten innehåller samma heltäckande prognoser för kommunens alla budgetposter som helårsprognosen per april.
Pandemiåren 2020 och 2021 har varit svåra att prognostisera. På central nivå har skatteunderlagsprognosen och nya beslut av staten om bidrag till kommunsektorn och andra åtgärder i spåren av pandemin ändrat förutsättningarna flera gånger. Finansmarknaden hade en kraftig nedgång våren 2020, en relativt snabb återhämtning efter det, och sedan en kraftig uppgång 2021. Nämnderna har påverkats i hög grad av pandemin med ökad sjukfrånvaro, statliga ersättningar och bidrag, ökade kostnader för bland annat skyddsmaterial inom socialnämndens verksamheter, minskade kostnader på andra områden som resor, mindre behov av vikarier inom förskolan på grund av färre barn, minskad daglig sysselsättning inom funktionshinderomsorgen samt minskade eller uteblivna intäkter inom fritids- och kulturnämndens verksamheter. Arbetsgivaravgifterna sänktes för unga, och kommunens kostnader för förmånsbestämd ålderspension har varit låga under 2021.
Illustrationen ovan beskriver årshjulet med ekonomiska uppföljningar, och tabellen nedan visar prognostiserad budgetavvikelse vid olika rapporteringstidpunkter under året.
Prognossäkerhet i årets rapporter
| Belopp i mkr | Feb | Mar | Apr | Maj | Jun | Aug | Sep | Okt | Nov | Dec |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kommunstyrelsen | 0 | 0,5 | 1,2 | 1,2 | 1,2 | 2,8 | 2,8 | 2,4 | 2,4 | 2,6 |
| Utbildningsnämnden | 0 | – 0,9 | – 0,4 | – 0,4 | – 0,2 | – 0,7 | 0,3 | 0,5 | 0,5 | – 0,9 |
| Samhällsbyggnadsnämnden | 0 | 0,1 | – 0,1 | 0,2 | 0,4 | 0,4 | 0,4 | 0,8 | 1,9 | 0,5 |
| Fritids- och kulturnämnden | – 1,6 | – 2,1 | – 1,9 | – 1,9 | – 1,6 | – 1,6 | – 1,0 | – 1,1 | – 1,0 | – 0,7 |
| Socialnämnden | – 5,0 | – 5,0 | – 5,0 | – 5,0 | – 5,0 | – 1,7 | – 1,8 | – 1,0 | – 1,0 | 2,1 |
| Summa nämnder | – 6,6 | – 7,4 | – 6,2 | – 5,9 | – 5,2 | – 0,8 | 0,7 | 1,6 | 2,8 | 3,6 |
| Pensioner | – 3,3 | 2,7 | 12,1 | |||||||
| Avskrivningar | 3,5 | 3,5 | 4,9 | |||||||
| Skatter och statsbidrag | 19,1 | 20,8 | 26,9 | |||||||
| Finansnetto | 4,0 | 7,4 | 11,1 | |||||||
| Summa budgetavvikelse | 17,1 | 33,6 | 58,6 |
Intern kontroll
Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Kommunstyrelsen har därigenom det övergripande ansvaret för den interna kontrollen och för att organisera den. Kommunstyrelsen ska se över och besluta om kommunövergripande kontrollområden för varje år. Baserat på en övergripande risk- och väsentlighetsanalys ska kommunstyrelsen bestämma vilka internkontroller som ska göras för kommunen sammantaget. Kommunstyrelsen ska utifrån nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera den interna kontrollen för kommunen i sin helhet. Om något område kräver förbättringar ska den berörda verksamheten vidta nödvändiga åtgärder. Rapportering till kommunfullmäktige sker i samband med årsredovisningen.
Kommunstyrelsen har beslutat om kommunövergripande internkontrollområden för alla nämnder:
Informationssäkerhet
Kontroll över att information hindras från att läcka ut, förvanskas och förstöras. Rätt information ska finnas tillgänglig för rätt befattning och i rätt tid. Området är viktigt för att undvika risken att kommunen inte kan använda information, tvingas betala skadestånd och förlorar förtroende.
Säkerställa att ramavtal eller upphandlingskontrakt finns och att de avtalade priserna i detta följs
Finns det ett gällande avtal till grund för inköpet? Stämmer de avtalade priserna med fakturorna? Det är av stor vikt att säkerställa att verksamheterna följer upphandlade avtal och betalar enligt dessa. Eftersom det är många inblandade i dessa processer, allt från avtalsskrivande till betalning av fakturor, kan det vara svårt att göra avtalen kända och därmed svårt att säkerställa att kommunen betalar rätt pris till leverantören. År 2020–2021 fokuserar kontrollen på om avtalade priser stämmer med fakturor.
Direktupphandlingar i förvaltningarna
Om kommunen inte jämför olika leverantörers anbud och erbjudanden blir kostnaderna för höga och förtroendet för kommunen minskar hos framför allt lokala leverantörer. Risken finns att befintliga och lämpliga avtal inte används eller att kommunen inte utnyttjar möjligheten till konkurrensutsättning och inte kontaktar möjliga leverantörer vid direktupphandling.
Säkerställa att budgetdirektiv och -beslut i kommunstyrelse, nämnder och kommunfullmäktige verkställs och efterlevs
Kontroll över att antagna budgetramar efterlevs på varje nivå.
Riktade statsbidrag
Kontrollen avser inventering och dokumentation i berörda verksamheter, inklusive kontroll av rutiner för ansökan om de bidrag som verksamheten är berättigad till, samt uppföljning av erhållna och förbrukade statsbidrag.
Kontroll avseende oegentligheter, mutor och jäv
Kommunens verksamhet finansieras i huvudsak med skattemedel vilket ställer stora krav på kunskap inom detta område: att vara restriktiv med representationskostnader, iaktta jäv i beslutssammanhang, ha rutiner för att förebygga oegentligheter och göra en riskbedömning i verksamheterna. År 2019 inriktades kontrollen på representation. År 2020–2021 var kontrollen inriktad på jäv genom uppföljning av hur väl verksamheterna infört riktlinjen mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Kalix kommun och de kommunala bolagen.
Säkerställa att författningssamlingen genom policy, riktlinjer och regeldokument är korrekta och aktuella
Det finns många dokument med regler och riktlinjer som verksamheterna ska efterleva. För att kunna göra det måste dessa dokument löpande granskas så att de är korrekta och uppdaterade.
Korrekt lön och arvoden
Både arbetstagarna och de förtroendevalda ska få rätt lön och ersättningar. Brister i kunskap, rutiner och system leder till att felaktiga löner ibland betalas ut, vilket är problematiskt då det kan leda till att medarbetare får minskat förtroende för kommunen som arbetsgivare. Dessutom uppstår merkostnader för extrautbetalningar, felaktiga löneskulder och merarbete för arbetsgivar- och ekonomienheten.
Säkerställa att semesteruttag följs
genom att minst 20 semesterdagar plockas ut.
Ägardirektiv, policy och riktlinjer
Kommunfullmäktige har fastställt en rad policyer och riktlinjer inom det ekonomiska området, som dessa:
- Borgenspolicy
- Finanspolicy
- Firmatecknare
- Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Kalix kommun och de kommunala bolagen
- Riktlinjer för debitering och kravhantering
- Riktlinjer för direktupphandlingar
- Riktlinjer för kontanta medel
- Riktlinjer för inköp och upphandling
- Riktlinjer för investeringar
Kommunstyrelsen, nämnderna, förvaltningarna och verksamheterna arbetar alla utifrån dessa i sina dagliga rutiner. Alla finns att läsa på Kalix kommuns webbplats www.kalix.se.
De kommunala bolagen Kalix Industrihotell AB och Kalix Nya Centrum KB styrs via ägardirektiv och bolagsordningar som bland annat innehåller uppdrag och verksamhetsmål. Den senaste revideringen gjordes 2017 vid bolagsombildningen. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över bolagen och bjuder in till dialogmöte en gång per år till kommunstyrelsens sammanträde. Stiftelsen Kalixbostäders stadgar reviderades 2019 för att stå under begränsad tillsyn enligt stiftelselagen. Enligt en fastställd tidplan för ekonomisk rapportering lämnar bolagen och Stiftelsen Kalixbostäder in budget och prognosrapporter samt delårs- och årsbokslut.
Roller och ansvarsfördelning inom kommunkoncernen
I Kalix har kommunfullmäktige 41 ledamöter och utgör kommunens högsta beslutande organ. Fullmäktiges roll enligt kommunallagen är att besluta i ärenden av principiell betydelse eller annars av större vikt för kommunen eller regionen, främst dessa:
- Mål och riktlinjer för verksamheten
- Budget, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor
- Nämndernas organisation och verksamhetsformer
- Val av ledamöter och ersättare i nämnder och beredningar
- Val av revisorer
- Grunderna för ekonomiska förmåner till förtroendevalda
- Årsredovisning och ansvarsfrihet
- Folkomröstning i kommunen eller regionen och
- Extra val till fullmäktige.
Kommunstyrelsens och övriga nämnders roll behandlas också i kommunallagen, som anger att styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Jävsnämnden, valnämnden och överförmyndarnämnden är obligatoriska nämnder i kommunen. I Kalix kommun finns två utskott under kommunstyrelsen: arbets- och personalutskottet och utvecklingsutskottet, samt arbetsutskott under tre av nämnderna: utbildningsnämnden, fritids- och kulturnämnden samt socialnämnden. Nämnderna beslutar i frågor som rör förvaltningen, andra frågor som de enligt lagen ska ha hand om, och frågor som fullmäktige har delegerat till dem. De bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att verkställa fullmäktiges beslut. Nämnderna ska inom sina områden se till att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och de lagar som gäller för verksamheten.
Kommundirektören utses av kommunstyrelsen, har den ledande ställningen bland alla anställda och är chef för den förvaltning som finns under styrelsen. I Kalix kommun innebär det att kommundirektören är förvaltningschef över kommunledningsförvaltningen och samtidigt chef för övriga förvaltningschefer. Kommunstyrelsen ska i en instruktion ange hur direktören ska leda förvaltningen under styrelsen. Instruktionen ska också fastställa direktörens övriga uppgifter.
De kommunala bolagens styrelser innehåller ledamöter utsedda av kommunfullmäktige.
Mandatfördelning i kommunfullmäktige
| Parti | Antal mandat |
|---|---|
| Socialdemokraterna | 17 |
| Miljöpartiet de gröna | 2 |
| Vänsterpartiet | 3 |
| Moderata samlingspartiet | 9 |
| Centerpartiet | 3 |
| Liberalerna | 2 |
| Kalixpartiet | 1 |
| Framtid i Kalix | 1 |
| Sverigedemokraterna | 3 |
| Totalt | 41 |
Överförmyndare antal handlagda ärenden/år
| Antal handlagda ärenden/år | 2021 | 2020 | 2019 | 2018 |
|---|---|---|---|---|
| Godmanskap | 259 | 253 | 235 | 239 |
| Förvaltarskap | 46 | 47 | 39 | 42 |
| Förmyndarskap, kontroll | 10 | 14 | 18 | 8 |
| Förmyndarskap, ej kontroll | 96 | 109 | 101 | 72 |
| Ensamkommande barn | 5 | 1 | 6 | 117 |
| Särskild förordnad vårdnadshavare | 13 | 13 | 11 | 10 |
| Medförmyndare | 0 | 1 | 1 | 1 |
| Avskrivna ärenden | 9 | 15 | 10 | 12 |
| Utökade/Jämkning av pågående GM/FV | 4 | 2 | 3 | 6 |
| Övriga ärenden | 30 | 20 | 25 | 21 |
| Total ärendemängd | 472 | 475 | 449 | 528 |
| Antal gode män/förvaltare | 109 | 112 | 109 | 99 |
Överförmyndare
Överförmyndaren är en kommunal tillsynsmyndighet som har till huvuduppgift att utöva tillsyn över förmyndarskap, godmanskap och förvaltarskap, och efter ansökan ge ställföreträdare tillstånd att utföra olika rättshandlingar för sina huvudmän (de som behöver en ställföreträdare). Genom sin tillsyn ska överförmyndaren motverka rättsförluster för de svagaste i samhället, exempelvis de som på grund av sjukdom eller av en annan anledning har en god man eller förvaltare förordnad. För detta krävs goda kunskaper om den lagstiftning som styr verksamheten i allmänhet och även den speciallagstiftning som gäller mer specifika åtaganden. Länsstyrelsen utövar tillsynen över överförmyndarens verksamhet.
Det måste finnas en överförmyndare eller överförmyndarnämnd i varje kommun. Kommunfullmäktige i Kalix har valt att inte ha en överförmyndarnämnd, istället har fullmäktige valt att ha en utsedd överförmyndare (S) och likaså en som ersättare (S), dessa är utsedda bland ledamöterna i fullmäktige. Överförmyndarens uppgifter kan inte läggas under en annan nämnd. En överförmyndare, ledamot av överförmyndarnämnd och ersättare är förtroendevald av kommunfullmäktige.