Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Prognossäkerhet i årets rapporter

Intern kontroll

Enligt KL 6 kap. 1 § ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Kommunstyrelsen har därigenom det övergripande ansvaret för den interna kontrollen och att den organiseras och struktureras. Kommunstyrelsen bär ansvaret att se över och besluta vilka kommunövergripande kontrollområden som ska gälla. Baserat på en övergripande risk- och väsentlighetsanalys ska kommunstyrelsen för kommande år ange vilken internkontroll som ska gälla för kommunen sammantaget. Se bild i föregående textstycke. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter göra en utvärdering av den interna kontrollen för kommunen i sin helhet. Finns behov av förbättringar ska nödvändiga åtgärder vidtas. Rapportering till kommunfullmäktige sker i samband med årsredovisningen.

Nio kommunövergripande områden har arbetats fram, dessa områden anses viktiga för alla nämnder/styrelse att själva internkontrollera:

1. Informationssäkerhet. Hindra information från att läcka ut, förvanskas och förstöras. Rätt information ska finnas tillgänglig för rätt befattning och i rätt tid. Risken finns att kommunen inte kan använda information, tvingas betala skadestånd och tappar i förtroende om inte detta område säkerställs.
2. Säkerställande att ramavtal eller upphandlingskontrakt finns och att de avtalade priserna i detta följs. Finns ett gällande avtal till grund för inköpet? Stämmer de avtalade priserna mot fakturorna? Det är av stor vikt att kunna säkerställa att verksamheterna följer upphandlade avtal och betalar enligt dessa, kommunens inköpsvolymer är stora. Eftersom det är många inblandade i dessa processer, det vill säga allt från avtalsskrivande till betalning av faktura, kan det medföra svårigheter att göra avtalen kända och därmed svårt att verkligen säkerställa att rätt avtalade pris betalas till leverantören. År 2020 fokuserar kontrollen på om de avtalade priserna stämmer mot fakturan.
3. Direktupphandlingar i förvaltningarna. Om olika leverantörers anbud och erbjudanden inte jämförs fördyras verksamheten och förtroendet för kommunen minskar hos framför allt lokala leverantörer. Risken finns att existerande och lämpliga avtal inte används eller att möjligheten till konkurrensutsättning inte nyttjas och att möjliga leverantörer inte kontaktas vid direktupphandling.
4. Säkerställa att budgetdirektiv och -beslut i kommunstyrelsen/nämnder och kommunfullmäktige verkställs och efterlevs. Antagna budgetramar ska efterlevas.
5. Riktade statsbidrag. Inventera och dokumentera verksamheter som berörs av detta, kontroll av rutiner för ansökan av de bidrag som verksamheten är berättigad till. Uppföljning av erhållna och förbrukade statsbidrag.
6. Kontroll avseende oegentligheter, mutor och jäv. Verksamheten i Kalix kommun är i huvudsak finansierad med skattemedel, vilket medför att det ställs stora krav på att det finns kunskap inom detta område. Exempelvis finns en restriktivitet med representationskostnader, jäv ska iakttas i beslutssammanhang, rutiner finnas för att förebygga oegentligheter och riskbedömning ske ute i verksamheterna. År 2019 inriktades kontrollen på representation, att erforderliga underlag bifogats bokföringsposterna och att bokföringen i övrigt skett på ett korrekt sätt. År 2020 inriktas kontrollen på jäv genom uppföljning av hur väl riktlinjen mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Kalix kommun och de kommunala bolagen är implementerad.
7. Säkerställa att författningssamlingen genom policy, riktlinjer samt regeldokument är korrekt och aktuell. I dagsläget finns det en hel del dokument som ska efterlevas. För att kunna efterleva dessa dokument måste de hela tiden granskas så att de är korrekta och uppdaterade.
8. Korrekt lön och arvoden ska utbetalas till arbetstagarna och de förtroendevalda. Brister i kunskap, rutiner och system leder till att felaktiga löner ibland betalas ut. Felaktiga löner är negativt ur arbetsgivarperspektivet då medarbetare får minskat förtroende för kommunen som arbetsgivare. Dessutom uppstår merkostnader för extrautbetalningar, felaktiga löneskulder och merarbete för både chefer och medarbetare inom arbetsgivar- och ekonomienheten.
9. Säkerställa att semesteruttag följs genom att minst 20 semesterdagar plockas ut.

Ägardirektiv, policy och riktlinjer

Kommunfullmäktige har fastställt en rad policyer och riktlinjer inom det ekonomiska området såsom:

• Borgenspolicy
• Finanspolicy
• Firmatecknare
• Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Kalix kommun och de kommunala bolagen
• Riktlinjer för debitering och kravhantering
• Riktlinjer för direktupphandlingar
• Riktlinjer för kontanta medel
• Riktlinjer för inköp och upphandling
• Riktlinjer för investeringar

Dessa arbetar styrelse, nämnder, förvaltningarna och verksamheterna efter i sina dagliga rutiner. Samtliga återfinns på Kalix kommuns hemsida www.kalix.se

De kommunala bolagen Kalix Industrihotell AB och Kalix Nya Centrum styrs via ägardirektiv och bolagsordningar som bland annat innehåller uppdrag och verksamhetsmål. Senaste revideringen gjordes år 2017 vid bolagsombildningen. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över bolagen och bjuder in till dialogmöte en gång per år till kommunstyrelsens sammanträde. Stiftelsen Kalixbostäders stadgar reviderades under 2019 att stå under begränsad tillsyn enligt stiftelselagens 9 kap. § 10. Enligt en fastställd tidplan för ekonomisk rapportering lämnar bolagen och Stiftelsen Kalixbostäder in budget och prognosrapporter samt delårs- och årsbokslut.

Roller och ansvarsfördelning inom kommunkoncernen

I Kalix har kommunfullmäktige 41 mandat och utgör kommunens högsta beslutande organ. Kommunallagens 5 kap. behandlar fullmäktiges roll: fullmäktige beslutar i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen eller regionen, främst

1. mål och riktlinjer för verksamheten
2. budget, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor
3. nämndernas organisation och verksamhetsformer
4. val av ledamöter och ersättare i nämnder och beredningar
5. val av revisorer
6. grunderna för ekonomiska förmåner till förtroendevalda
7. årsredovisning och ansvarsfrihet
8. folkomröstning i kommunen eller regionen och
9. extra val till fullmäktige.

Kommunstyrelsens och övriga nämnders roll behandlas i efterföljande kapitel i kommunallagen och beskriver att styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Jävsnämnden, valnämnden och överförmyndarnämnden är obligatoriska nämnder i kommunen. I Kalix kommun finns två utskott under kommunstyrelsen: arbets- och personalutskottet och utvecklingsutskottet samt arbetsutskott under tre av nämnderna: utbildningsnämnden, fritids- och kulturnämnden och socialnämnden. Nämnderna beslutar i frågor som rör förvaltningen och i frågor som de enligt lag eller annan författning ska ha hand om. Nämnderna beslutar också i frågor som fullmäktige har delegerat till dem och de bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Varje nämnd vidaredelegerar sedan rätten att fatta beslut till exempelvis förvaltningschefen eller annan tjänsteperson, omfattningen anges i varje nämnds delegationsordning.

Kommundirektören utses av kommunstyrelsen och kommunallagens 7 kap. beskriver att direktören ska ha den ledande ställningen bland de anställda och vara chef för den förvaltning som finns under kommunstyrelsen. I Kalix kommun innebär det att kommundirektören är förvaltningschef över kommunledningsförvaltningen och samtidigt chef för övriga förvaltningschefer. Styrelsen ska i en instruktion fastställa hur direktören ska leda förvaltningen under styrelsen. Instruktionen ska också fastställa direktörens övriga uppgifter.

De kommunala bolagens styrelser innehåller ledamöter utsedda av kommunfullmäktige.

Mandatfördelning i kommunfullmäktige

Överförmyndare antal handlagda ärenden/år

Överförmyndare

Överförmyndaren är en kommunal tillsynsmyndighet vars huvudsakliga uppgift är att utöva tillsyn över förmyndarskap, godmanskap och förvaltarskap samt efter ansökan ge tillstånd till olika rättshandlingar. Genom sin tillsyn ska överförmyndaren motverka rättsförluster för de svagaste i samhället: underåriga samt de som på grund av sjukdom eller annan anledning har en god man eller förvaltare förordnad för sig. För detta krävs goda kunskaper om den förvaltningsrättsliga lagstiftning som styr verksamheten i allmänhet och även den speciallagstiftning, i huvudsak föräldrabalken, som styr verksamheten i mera specifika åtaganden. Det rör sig om en relativt komplicerad lagstiftning. Länsstyrelsen utövar tillsynen över överförmyndarens verksamhet.

Det måste finnas en överförmyndare eller överförmyndarnämnd i varje kommun. Kommunfullmäktige i Kalix har valt att inte inrätta överförmyndarnämnd, istället har fullmäktige valt att ha en överförmyndare (S) och ersättare (S). De uppgifter som ligger under överförmyndaren kan inte läggas under en annan nämnd. En överförmyndare, ledamot av överförmyndarnämnd och ersättare är förtroendevald av kommunfullmäktige.