Förvaltningsberättelse

Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Den kommunala koncernen är den övergripande styrenheten i Sjöbo. Med den kommunala koncernen avses kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnderna, bolagen och förbundsdirektionen. I förvaltningsberättelsens organisationsöversikt framgår hur den kommunala koncernen är strukturerad. Styrning och uppföljning är utformade på ett likartat sätt, så långt det är möjligt med hänsyn till verksamhetens art och lagen, oberoende av vilken verksamhet eller juridisk organisationsform som berörs.

Ansvarsstruktur

I kommunkoncernen finns flera nivåer av politiska instanser: kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna samt styrelserna för de kommunala bolagen och direktionen för förbundet. Därtill finns det en tjänstemannaorganisation.

Struktur för styrning av den kommunala koncernen

Styrning och uppföljning utgår från målen för verksamheterna i den kommunala koncernen. Ekonomiska ramar och mål sätts, sedan är det nämnden eller styrelsen som har ansvar för att verksamheten uppnår målen. Kommunfullmäktige beslutar om mål för god ekonomisk hushållning samt om riktlinjer och övergripande styrdokument.

Verksamheterna delas för styrningsändamål in i tre: verksamheter som är huvudsakligen finansieras av skatter och statsbidrag, verksamheter som finansieras med självkostnadsreglerade avgifter och affärsdrivande verksamheter.

Styrdokument används för att förtydliga den politiska viljan och garantera en effektiv och säker verkställighet. Det kan handla om utveckling (planer och program), förhållningssätt (policyer) och rättssäker hantering (riktlinjer). De mest centrala dokumenten för styrning och uppföljning är budget med mål, ekonomistyrningsprinciper som anger roll- och ansvarsfördelning samt rapporteringsrutiner och övriga policydokument såsom finanspolicy, personalpolitiska program, investeringspolicy, finanspolicy och företagspolicy.

Mål, budget och uppföljning i den kommunala koncernen

Målmodellen består av tre dimensioner: verksamhet, ekonomi och medarbetare. Dimensionerna ska spegla olika perspektiv, där en positiv utveckling påverkar alla kommunens invånare och har stor betydelse för framtidens Sjöbo. Dimensionen verksamhet kompletteras med målområden och för samtliga dimensioner finns även inriktningsmål. Till varje inriktningsmål hör indikatorer. Målen är väsentliga för utvärderingen av god ekonomisk hushållning.

God ekonomisk hushållning för Sjöbo kommuns del är att klara balansgången mellan uppsatta mål och en ekonomi i balans. En annan viktig faktor utgörs av god budgetföljsamhet och uppföljning tillsammans med förmåga att vid behov vidta korrigerande åtgärder. Nämnderna får budgeten i form av ett kommunbidrag, som inrymmer såväl avskrivningskostnader som interna poster. Det åligger sedan nämnderna att inom de ekonomiska ramarna uppfylla de mål och lagar som gäller för verksamheten.

Mål och budget följs upp tre gånger per år, i delårsrapport, i delårsbokslut och i årsredovisningen. Kommunfullmäktige fastställer årsredovisningen i mars och beslutar om ansvarsfrihet för kommunstyrelsens och nämndernas ledamöter.

Driftbudget

Kommunfullmäktige fastställer ett eller flera kommunbidrag per nämnd. Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges beslut ska nämnden upprätta en mer detaljerad internbudget. Nämnderna ska och förfogar själva över att budgetera intäkter och kostnader. Verksamhet som begrepp används för att ange anslagsbindning både vad gäller drift och mindre investeringar.

Nämnden får omdisponera medel för drift och mindre investeringar mellan de verksamheter som nämnden ansvarar för, förutsatt att de uppfyller de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige fastställt. Tekniska nämnden kan inte omdisponera mellan skattefinansierad verksamhet och affärsverksamhet.

Kommunen har en modell för att räkna ut resurserna till förskole-, fritidshems- och grundskoleverksamheten, äldreomsorgen och gymnasieverksamheten baserad på prognostiserat antal invånare i olika åldersklasser. Nämnden ansvarar för eventuella avvikelser mellan utfall och prognos i befolkningsantalet.

I teknisk skattefinansierad verksamhet fördelas en del av resurserna efter antalet kvadratmeter gata och cykelväg som nämnden ansvarar för vid ingången av budgetåret.

Ekonomin för den löpande verksamheten har en treårig planeringshorisont, där det första året utgör budgetåret och de därefter följande två åren utgör planeringsår. I kommunfullmäktiges budget sker inga resultatöverföringar mellan åren.

Investeringsbudget

Kommunfullmäktige fastställer dels en investeringsram per verksamhet för projekt som understiger 5 mnkr, dels en investeringsbudget för varje ett- eller flerårigt projekt som uppgår till 5 mnkr eller mer.

I det fall ett investeringsprojekt inte startas och budgeten därmed inte tas i anspråk det år som det finns upptaget i budgeten, måste nämnden ansöka om nytt investeringsbelopp för att kunna genomföra investeringen. Projekt som ingår i ramen för mindre investeringar ombudgeteras endast i undantagsfall. Anslag som inte tagits i anspråk under budgetåret kvarstår inte. Om underskott prognostiseras för investeringsprojekt, ska nämnden i första hand lösa underskottet genom att disponera om från nämndens investeringsram för mindre projekt.

Bolag

De kommunalt ägda bolagen fattar själva beslut om investeringar. I ägardirektiven anges dock att investeringar av större vikt ska beslutas av kommunfullmäktige. Några sådana fanns varken 2018 eller 2019.

Kommunen lämnar inga driftbidrag till bolagen, utan de genererar sina egna intäkter. Kommunen lämnar borgen för bolagens lån och bolagen betalar en ersättning till kommunen för borgen. Ersättningen beräknas på affärsmässiga grunder.

Uppsiktsplikt

Kommunstyrelsen ansvarar för att hålla uppsikt över hela den kommunala koncernen. Där ingår nämnder, kommunala bolag och förbund. Uppsikten tar sin utgångspunkt i budget, flerårsplan, ägardirektiv samt verksamhets- och affärsplaner. Styrdokument som budget, flerårsplan, delårsrapport, intern kontroll, företagspolicy, ägardirektiv och ekonomistyrningsprinciper utgör viktiga delar i arbetet. Nämnderna, bolagen och förbunden kallas till kommunstyrelsen minst en gång om året, ibland oftare om det anses befogat. Utöver delårsrapporterna rapporterar nämnderna, bolagen och förbundet till kommunstyrelsen om hur verksamhet och ekonomi utvecklas. Väsentliga avvikelser ska lyftas fram av koncernenheterna, eftersom syftet är att kunna sätta in åtgärder tidigt. Vid större avvikelser kallas nämnden eller styrelsen formellt för en muntlig dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott.

Särskilda uppföljningar skedde av familjenämnden och vård- och omsorgsnämnden med anledning av de stora underskotten 2018 och de negativa prognoserna 2019. Nämndernas uppdrag var att uppnå en ekonomi i balans. Kravet var att nämnderna skulle följa upp ekonomin på månadsbasis. Uppföljningarna skulle delges kommunstyrelsen. Kravet upphörde i och med delårsrapport två. Bedömningen då var att nämnderna hade kontroll över den ekonomiska utvecklingen. Kommunstyrelsen genomförde dessutom med stöd av en extern leverantör en genomlysning av familjenämndens verksamhet och ekonomi. Med rapporten som underlag upprättades en handlingsplan.

Därutöver hade samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att delge kommunstyrelsen vilka åtgärder man vidtagit för att uppnå en budget i balans efter underskottet 2019. Även konsekvenserna av åtgärderna skulle delges.

Ändamål och befogenheter för de kommunala bolagen

För att kommunen ska kunna äga ett bolag, ska det bedrivas så att verksamheten är förenlig med det kommunala ändamålet och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna. Såväl AB Sjöbohem som Sjöbo Elnät AB anger att de uppfyller kraven.

Intern kontroll

Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att samordna den interna kontrollen, som regleras i reglementet för intern kontroll. Bolagens styrelser ska årligen arbeta med den interna kontrollen som återrapporteras till kommunfullmäktige i respektive bolags styrelserapport. Alla nämnder ska varje år lämna in en plan för intern kontroll och en uppföljningsrapport. Varje nämnd gör en sammanfattad bedömning av arbetet med den interna kontrollen under året.

Nämndernas sammanfattande bedömning av interna kontrollen

Sammanfattningsvis kan sägas att granskande rutiner generellt följdes. Trots det förekom avvikelser och/eller möjligheter till förbättringar inom alla områden. Därför vidtogs eller planeras åtgärder.

Utifrån inlämnade uppföljningar bedömde kommunstyrelsen att den interna kontrollen i Sjöbo kommun totalt var tillfredställande 2019. Där fel och brister upptäcktes finns förslag på åtgärder.