Kommunkansli och intern service
Resultat 2018
| 2017 | 2018 | |
|---|---|---|
| Budget, netto (tkr) | 85 630 | 83 445 |
| Drift, netto (tkr) | 78 432 | 82 614 |
| Avvikelse (tkr) | 7 198 | 831 |
| Antal årsarbetare* | 109,9 | 82,2 |
| Män* | 29,0 | 22,5 |
| Kvinnor* | 80,9 | 59,7 |
| Frisktal (%) | 94,24 | 93,00 |
* Statistik från 31 december respektive år.
Medarbetare
Under året inrättade kommunkansliet en tjänst som dataskyddsombud på 25 procent utifrån ett nytt krav enligt dataskyddsförordningen.
2018 var ett valår vilket innebar extra arbete för sekretariatet. Antalet politiska sammanträden ökade till totalt 130 och den totala sammanträdestiden var 330 timmar.
I slutet av 2018 återkom kommunikatören efter föräldraledighet och tillsammans med webbutvecklaren finns nu två heltidstjänster inom kommunikation.
Kommunchefen sade upp sig på hösten och från november var ekonomichefen tillförordnad kommunchef. En ny kommunchef rekryteras våren 2019.
Bemanningen inom ekonomi- och it-funktionen var högre än tidigare år tack vare minskade sjukskrivningar. Det har lett till en bättre planering i verksamheten och ökade möjligheter till utvecklingsarbete.
Sjukfrånvaron var lägre än 2017 inom personalfunktionen, men då gruppen är så liten påverkas siffrorna mycket vid frånvaro.
Det skedde stora personalförändringar inom intern service. Chefen för verksamheten slutade i april och en tillförordnad chef har varit tillsatt delar av året.
Enhetschefen för vaktmästeri slutade vid årsskiftet. Ny enhetschef för kostenheten började i februari 2018.
Sjuktalen är låga utom inom lokalvård där det finns några långtidssjukskrivningar.
Årets resultat
Totalt redovisar kommunkansli och intern service ett överskott på 831 tkr, främst på grund av överskott inom ekonomi- och it-funktionen samt personalfunktionen på grund av lediga tjänster och föräldraledigheter.
Då kommunchefen slutade på hösten fick kommunkansliet fokusera mycket på att upprätthålla verksamheten och skjuta upp påbörjade utvecklingsarbeten. Ett exempel är att sekretariatet inte kunde genomföra utvecklingen av digital sammanträdesprocess, som på sikt ska spara pengar genom ett effektivare arbete.
Trots överskottet inom ekonomi- och it-funktionen har kostnader för juridisk kompetens ökat på grund av den pågående försäljningen av bioenergianläggningen, som involverar komplexa avtal.
Ekonomifunktionen har arbetat med att tydliggöra fördelningen av Migrationsverkets bidrag för nyanlända, och skapat rutiner för detta.
Inom it-området har licenskostnaderna ökat inför övergången till Office 365, både vad gäller pris och fler datorer och telefoner vilket kräver fler licenser. Övergången till ny telefonilösning efter upphandling tillsammans med länets övriga 14 kommuner kostade också mer än beräknat.
Årets resultat för intern service beror på extraordinära händelser som varit svåra att förutse. Ett underskott för intern service täcktes av en intäkt från Migrationsverket på 770 tkr. Pengarna avser en återsökning av medel för ombyggnad till klassrum i gymnastikhallen vid Nederborgs skola för några år sedan. Kostnaden hade inte bokats upp eftersom det var osäkert om ansökan skulle bli godkänd.
För att förbättra styrningen av verksamheten behöver intern service ta fram interna avtal för hyra och FM-tjänster1. Ökade behov på lokalsidan finansieras nu av intern service och påverkar möjligheterna att utföra planerat underhåll på egna fastigheter.
Under året deltog verksamheten bland annat i följande projekt: Scandinavian Heartland för upphandling och Vansbromodellen, Byggdialog Dalarna, BIM-modell och virtuell reality-visning av Bäckaskog, Boverket (stöd för montering solceller på LSS-boendet), Effect4buildings och gröna hyresavtal.
Viktiga händelser
Den 25 maj 2018 trädde den nya dataskyddsförordningen GDPR i kraft, vilket påverkar all hantering av personuppgifter.
En kommunomfattande processkartläggning påbörjades och en första informationshanteringsplan fastställdes som ersatte de gamla dokumenthanteringsplanerna. Det var ett viktigt steg i kommunens informationssäkerhetsarbete. En Dalagemensam elektronisk arkivlösning har upphandlats.
Från 2014 gäller ny lag om komponentavskrivning av kommunens investeringar, men på grund av personalbrist har anpassningen till den nya lagen inte kunnat genomföras förrän 2018.
Driftsättande av ny telefoniplattform och byte av telefonoperatör pågick under 2018.
Förstärkning av personalfunktionen gjordes för att öka stödet i personal- och arbetsmiljöfrågor till chefer och medarbetare i de olika verksamheterna.
Personalfunktionen har förberett för digitalisering av löneprocess och vikarieanskaffning. För chefer och medarbetare innebär det en smidigare lösning med bättre och enklare gränssnitt och möjlighet att arbeta via appar.
Samarbetet mellan lokalvård och kost har utvecklats, bland annat har lokalvården börjat ställa i ordning mat och servera på förskolorna. En gemensam servicenivå för mathanteringen har fastställts för alla förskolor.
Intern service har genomfört ett antal upphandlingsdialoger inför kommande upphandlingar, bland annat inom yttre skötsel och service av storköksutrustning.
Förbättrade rutiner för avrop från ramavtal har tagits fram, liksom ett funktionsprogram för särskilt boende tillsammans med socialt stöd och omsorg.
Framtiden
Under 2018 tillkom dataskyddsförordningen som en helt ny lag. Samtidigt reviderades kommunallagen och förvaltningslagen. Det påverkar givetvis allt arbete i den kommunala förvaltningen, med ökade krav på öppenhet och tillgänglighet. Från regeringen ställs krav om ett digitalt samhälle med e-tjänster. SKL arbetar för att underlätta och ge stöd till kommuner och landsting i arbetet med öppna data. Krav på e-signering och betaltjänster på webben börjar ställas. Kommunen ska under 2019 börja leverera till e-arkiv.
För att möta kraven på tillgänglighet, kommunikationsmöjligheter (exempelvis digital vårdplanering) och särskilda säkerhetslösningar inför kommunen Office 365.
2019 ska bemanningsenheten utökas till att omfatta fler av kommunens verksamheter, först hemtjänst och sedan förskola.
Rekrytering av hr-strateg/personalsekreterare innebär att personalfunktionen får bättre möjlighet att ge bra stöd till verksamheterna i avancerade personalfrågor.
De interna verksamheternas ökade behov av lokaler behöver fångas upp vid revidering av lokalförsörjningsplanen.
Intern service behöver följa upp verksamheternas ökade behov av tjänster för att säkerställa att rätt service kan erbjudas.
Ökat behov av administrativa lokaler kräver nya arbetssätt och mer ändamålsenliga lokaler för att inte behöva utöka lokalytorna.
Arbetet med att utöka det särskilda boendet genom nybyggnad och ombyggnad kommer att kräva personalresurser.