Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Den kommunala koncernen är den övergripande styrande enheten i Sjöbo och innefattar kommunen, bolagen och förbundet. Förvaltningsberättelsens organisationsöversikt visar hur koncernen är strukturerad. Så långt det är möjligt, med hänsyn till verksamheternas art och lagkrav, är styrning och uppföljning utformade på ungefär samma sätt oberoende av verksamhet eller juridisk organisationsform.

Ansvarsstruktur

I kommunkoncernen ﬁnns ﬂera nivåer av politiska instanser: kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna samt styrelserna för de kommunala bolagen och direktionen för förbundet. Det finns även en tjänstemannaorganisation.

Struktur för styrning av den kommunala koncernen

Styrning och uppföljning utgår från målen för verksamheterna. Ekonomiska ramar och mål sätts, sedan ansvarar nämnden, styrelsen eller direktionen för att verksamheten når målen.

Kommunfullmäktige beslutar om mål för god ekonomisk hushållning samt om riktlinjer och övergripande styrdokument.

Styrdokument används för att förtydliga den politiska viljan och garantera en effektiv och säker verkställighet. Det kan handla om utveckling (planer och program), förhållningssätt (policyer) och rättssäker hantering (riktlinjer). De mest centrala dokumenten för styrning och uppföljning är budget med mål, ekonomistyrningsprinciper som anger roll- och ansvarsfördelning samt rapporteringsrutiner och övriga policydokument som finanspolicy, personalpolitiska program, investeringspolicy och företagspolicy.

Mål, budget och uppföljning i den kommunala koncernen

Målmodellen består av tre dimensioner: verksamhet, ekonomi och medarbetare. Dimensionerna speglar olika perspektiv, där en positiv utveckling påverkar alla kommunens invånare och har stor betydelse för framtidens Sjöbo. Dimensionen verksamhet kompletteras med fokusområden med tillhörande övergripande mål. För alla dimensioner finns indikatorer för att mäta måluppfyllelsen. Målen är väsentliga för utvärderingen av god ekonomisk hushållning.

God ekonomisk hushållning innebär för Sjöbos del att klara balansgången mellan att nå målen och ha en ekonomi i balans. Andra viktiga faktorer är god budgetföljsamhet och uppföljning samt förmågan att vid behov vidta korrigerande åtgärder. Nämnderna får budgeten i form av kommunbidrag som rymmer både avskrivningskostnader och interna poster. Det är sedan nämndernas ansvar att inom sina ekonomiska ramar uppfylla mål och lagar som gäller för verksamheten.

Mål och budget följs upp tre gånger per år, i delårsrapport, delårsbokslut och årsredovisning. Kommunfullmäktige fastställer årsredovisningen i mars och beslutar om ansvarsfrihet för kommunstyrelsens och nämndernas ledamöter.

Driftbudget

Kommunfullmäktige fastställer ett eller flera kommunbidrag per nämnd. Med utgångspunkt i kommunfullmäktiges beslut ska nämnden upprätta en mer detaljerad internbudget. Begreppet

”verksamhet” används för att avgränsa olika områden och ange anslagsbindning både vad gäller drift och mindre investeringar.

Nämnden får omdisponera medel för drift och mindre investeringar mellan verksamheterna, förutsatt att medlen används för att uppfylla kommunfullmäktiges mål och riktlinjer. Tekniska nämnden kan inte omdisponera medel mellan skattefinansierad verksamhet, exploateringsverksamhet och affärsverksamhet.

Kommunen har en modell för att räkna ut resurserna som behövs till förskole-, fritidshems- och grundskoleverksamheterna, äldreomsorgen och gymnasieverksamheten, baserad på prognostiserat antal invånare i olika åldersgrupper. Nämnden ansvarar för eventuella avvikelser mellan utfall och prognos i befolkningsstatistiken.

I teknisk skattefinansierad verksamhet fördelas en del av resurserna efter antalet kvadratmeter gata och cykelväg som nämnden ansvarar för vid ingången av budgetåret.

Ekonomin för den löpande verksamheten har en treårig planeringshorisont, där det första året är budgetår och de följande planeringsår. I kommunfullmäktiges budget sker inga resultatöverföringar mellan åren.

Investeringsbudget

Kommunfullmäktige fastställer dels en investeringsram per verksamhet för projekt som understiger 5 mnkr, dels en investeringsbudget för varje ett- eller flerårigt projekt som uppgår till 5 mnkr eller mer. Investeringsbudgeten har en sjuårig planeringshorisont, där det första året är budgetår och de följande två planeringsår.

När ett projekt inte startas och budgeten därmed inte tas i anspråk under året då projektet är budgeterat, måste nämnden ansöka om ett nytt investeringsbelopp för att genomföra investeringen. Projekt som ingår i ramen för mindre investeringar ombudgeteras endast i undantagsfall. Anslag som inte använts under budgetåret kvarstår inte. Om investeringsprojekt beräknas leda till underskott, ska nämnden i första hand lösa underskottet genom att disponera om från investeringsramen för mindre projekt.

Bolag

De kommunalt ägda bolagen fattar själva beslut om investeringar. Ägardirektiven anger dock att investeringar av större vikt ska beslutas av kommunfullmäktige. Det fanns dock inga sådana vare sig 2021 eller 2022.

Kommunen lämnar inga driftbidrag till bolagen, utan de finansieras genom sina egna intäkter. Kommunen lämnar borgen för bolagens lån och bolagen betalar ersättning till kommunen för borgen. Ersättningen beräknas på affärsmässiga grunder.

Uppsiktsplikt

Kommunstyrelsen ansvarar för att hålla uppsikt över hela den kommunala koncernen. Där ingår nämnder, bolag och förbund. Uppsikten utgår från budget, flerårsplan, ägardirektiv samt verksamhets- och affärsplaner. Styrdokument som budget, flerårsplan, delårsrapport, intern kontroll, företagspolicy, ägardirektiv och ekonomistyrningsprinciper är viktiga delar i arbetet.

Nämnderna, bolagen och förbunden kallas till kommunstyrelsen minst en gång om året, ibland oftare om det anses befogat. Utöver delårsrapporterna rapporterar nämnderna, bolagen och förbundet till kommunstyrelsen om hur verksamhet och ekonomi utvecklas. Väsentliga avvikelser ska visas av koncernenheterna, för att åtgärder ska kunna sättas in tidigt. Vid större avvikelser kallas nämnden eller styrelsen formellt till en muntlig dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott.

Ändamål och befogenheter för de kommunala bolagen

För att kommunen ska kunna äga ett bolag, ska det bedrivas så att verksamheten är förenlig med det kommunala ändamålet och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna. Såväl AB Sjöbohem som Sjöbo Elnät AB anger att de uppfyller kraven.

Intern kontroll

Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att samordna den interna kontrollen, som regleras i reglementet för intern kontroll. Styrdokumenten gäller för såväl nämnder som styrelser. Alla nämnder och styrelser ska varje år lämna in en plan för intern kontroll och en uppföljningsrapport. Varje nämnd gör en sammanfattande bedömning av den interna kontrollen. Av rapporteringen att döma bedrevs arbetet med kontrollpunkterna och inga större avvikelser identifierades.

NÄMNDERNAS SAMMANFATTANDE BEDÖMNING AV DEN INTERNA KONTROLLEN

	Svag	Tillfredsställande	God	Myc ket god
Kommunstyrelse		✓
Familjenämnd		✓
Vård- och omsorgsnämnd	✓
Teknisk nämnd		✓
Samhällsbyggnadsnämnd			✓
AB Sjöbohem		✓	✓
Sjöbo Elnät AB				✓

Granskande rutiner följdes generellt. Det förekom avvikelser och det fanns möjlighet till förbättringar i alla områden. Därför vidtogs eller planeras åtgärder.

Kommunstyrelsen bedömde att den interna kontrollen var tillfredställande. Där fel och brister upptäcktes fanns förslag på åtgärder.

Uppföljning av nämndernas strategiska uppdrag i budget 2022

Kommunfullmäktige kan i budgeten tilldela nämnderna uppdrag som de ska fullgöra. Nedan sammanfattas uppdragen och nämndernas rapportering.

Uppdrag: Se över hela resursfördelningsmodellen, dels med inriktning på att eventuellt bredda den, dels för att uppmärksamma eventuella förändringar i verksamheten.

Kommunstyrelsens rapportering : En översyn pågår. Dels deltog kommunen i ett projekt kring resursfördelningen som drevs av SKR (Sveriges Kommuner och Regioner). Dels pågår en översyn för att förbättra träffsäkerheten i tilldelningen inom nuvarande områden och kunna bredda tilldelningen till teknisk verksamhet, så att den omfattar andra ytor än gata och cykelväg.
Uppdrag: Öka människors självförsörjning.

Familjenämndens rapportering: Antalet individer som beviljades försörjningsstöd uppgick till 120 vid ingången av 2022. Därefter ökade antalet successivt för att som mest uppgå till 149 personer i juni. Följande månader minskade antalet för att till årsskiftet vara 113.

Minskningen skedde i kategorierna arbetslösa, i etablering och arbetar, medan övriga kategorier ökade.

I samverkan mellan verksamheten för arbetsmarknadsåtgärder och enheten för försörjningsstöd bedrevs utveckling för att optimera arbetsmarknadsenhetens pilotprojekt Möjligheternas väg. Projektet införs i enhetens ordinarie verksamhet 2023.
Uppdrag: Öka elevernas kunskapsutveckling och på det sättet höja betygsresultaten.

Familjenämndens rapportering : En plan med strategiska initiativ för att höja kvaliteten och verksamhetsutvecklingen i skolan togs fram och redovisades för kommunfullmäktige i juni. Genom att skapa struktur för likvärdighet, vilket infattar genomlysning av organisationen, gemensamma handlingsplaner för exempelvis läs- och skrivutvecklingen samt trygghet och studiero, ska kunskaperna och betygsresultaten förbättras. Styrning av verksamheten ska bidra till att förbättra undervisningens kvalitet, till exempel genom kommunövergripande uppdrag för förstelärare och utbildning i ledarskap.
Uppdrag: Ta fram en ekonomisk, kalkylbaserad plan för drift och investeringar på campingen.

Tekniska nämndens rapportering : En kalkyl skulle ha tagits fram, men ett överklagande av den nya detaljplanen för området medför att det drar ut på tiden, eftersom beslutet eventuellt påverkar kalkylen. Det kommer även att behövas ett politiskt ställningstagande om ambitionerna för campingen.
Uppdrag: Tekniska nämnden ska leda arbetet med att införa och följa upp kretsloppsplanen. Återrapportering ska ske i samband med årsredovisningen 2022.

Tekniska nämndens rapportering: Tekniska nämnden har en ledande och sammankallande roll i kommunens styrgrupp för kretsloppsplanen. Indikatorer för planen infördes i budget 2022.
Uppdrag: Tekniska nämnden fick i uppdrag att senast i december 2020 presentera förslag på exploateringsprogram.

Tekniska nämndens rapportering : Exploateringsprogrammet har inte blivit klart på utsatt tid på grund av sjukdom och vakanser samt komplicerade ekonomiska samband. Nämnden samarbetar med ekonomiavdelningen för att reda ut exploateringsekonomin.

Uppföljning av beslut med anledning av befarade underskott

Med anledning av de prognostiserade underskotten i februaris uppföljning 2021 beslutade kommunstyrelsen (§ 47/2021) att vård- och omsorgsnämnden ska minska den del av underskottet som inte kan knytas till pandemin. Samtidigt fick samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att vidta åtgärder för att få en ekonomi i balans.

Eftersom underskotten kvarstod i delårsrapport 1 2022 gav kommunfullmäktige (§ 57/2022) samhällsbyggnads- samt vård- och omsorgsnämnderna i uppdrag att senast den 31 augusti inkomma till kommunstyrelsen med analyser av underskotten. Vid kommunstyrelsens behandling av analyserna fick samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att reducera underskottet 2022 för att vara i balans 2023. För vård- och omsorgsnämnden bekräftades det tidigare beslutet och dessutom fick nämnden i uppdrag att arbeta för att ha balans 2023. Nämnderna fick även i uppdrag att vid kommunstyrelsens arbetsutskott i november redogöra för hur åtgärderna fortskred, vilket gjordes.

<< Föregående sida

Nästa sida >>