Förvaltningsberättelse

Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Den kommunala koncernen är den övergripande styrenheten i Sjöbo. Med koncernen avses kommunen, bolagen och förbundet. I förvaltningsberättelsens organisationsöversikt framgår hur koncernen är strukturerad. Styrning och uppföljning är utformade på likartade sätt, så långt det är möjligt med hänsyn till verksamhetens art och lagen, oberoende av vilken verksamhet eller juridisk organisationsform som berörs.

Ansvarsstruktur

I kommunkoncernen finns flera nivåer av politiska instanser: kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna samt styrelserna för de kommunala bolagen och direktionen för förbundet. Därtill finns en tjänstemannaorganisation.

Struktur för styrning av den kommunala koncernen

Styrning och uppföljning utgår från målen för verksamheterna. Ekonomiska ramar och mål sätts, sedan är det nämnden, styrelsen eller direktionen som ansvarar för att verksamheten uppnår målen. Kommunfullmäktige beslutar om mål för god ekonomisk hushållning samt om riktlinjer och övergripande styrdokument.

Budgetprocess

Budgeten är kommunens verktyg för planering, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Kommunfullmäktige beställer i budgeten årets verksamhet och anger enligt vilka mål och inom vilka ekonomiska ramar den ska bedrivas.

Kommunfullmäktige antar årligen en treårsbudget i enlighet med kommunallagen.

Budgetprocessen inleds om hösten med en omvärlds- och nulägesorientering, som presenteras för politiker, ledande tjänstepersoner och fackliga organisationer i januari. I mars överlämnar tjänstemannaledningen en budgetskrivelse. Av den framgår viktiga förändringar, hur verksamheten klarar uppdrag och mål, löne- och rekryteringsläge samt ekonomisk utveckling. Skrivelsen ska också innehålla kommentarer kring investeringsbehov.

I februari till och med april uppdateras de ekonomiska förutsättningarna efter de nya skatte- och befolkningsprognoserna och andra förändringar sedan föregående budget fastställdes.

I april görs en genomgång av omvärldsförändringar, förutsättningar och investeringsäskanden. Partierna börjar därefter utforma budgetförslag. Parallellt ses indikatorerna över och utvärderas. Förslag utarbetas på vilka som ska tas bort och tillföras.

I maj presenterar de styrande sitt förslag till budget för representanter för nämnder, förvaltningar och fackliga organisationer.

När kommunstyrelsens arbetsutskott behandlat budgetförslaget tas det upp för facklig samverkan. De fackliga organisationerna får löpande information om förutsättningarna.

Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fattar beslut om budgeten i juni. Sedan ska respektive nämnd upprätta en internbudget, som beslutas av nämnden senast i december året före budgetåret.

Målstyrning

Enligt kommunallagen (KL) 5:1 ska kommunfullmäktige besluta om mål och riktlinjer för verksamheten och ha en god ekonomisk hushållning (KL 11:1). Mål och riktlinjer är i huvudsak av övergripande karaktär. Sjöbos målmodell omfattar ekonomi, verksamhet och medarbetare.

Kommunfullmäktige beslutade i juni 2018 om Sjöbo kommuns vision 2034.

Visionens målbild med dess tre fokusområden (markerade med grön färg i bilden ovan) är de samhällsområden, där en positiv utveckling påverkar alla kommunens invånare och har stor betydelse för framtidens Sjöbo. Fokusområdenas syfte är att bidra till social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet. Varje fokusområde specificeras i ett övergripande mål. Till varje sådant mål finns en text som anger fullmäktiges inriktning. För respektive övergripande mål finns indikatorer. En indikator är ett nyckeltal eller mått som belyser viktiga aspekter av verksamheten på ett överskådligt sätt och som det är viktigt att sträva efter. Samtliga verksamheter svarar för att vidta åtgärder för att nå de övergripande målen. Vilka verksamheter som ansvarar för att uppnå respektive indikator framgår av avsnittet Händelser av väsentlig betydelse.

För indikatorerna anges ett ingångsvärde som kompletteras med utfallen föregående år och det aktuella året. Graden av måluppfyllelse mäts genom att trenden för varje indikator redovisas. Syftet med målstyrningen är att den ska leda till framsteg i riktning mot visionen.

Varje nämnd ska årligen upprätta en verksamhetsplan med budgeten som underlag. Planen är en överenskommelse mellan nämnd och förvaltningschef och utgör nämndens uppdrag till förvaltningen. Planen anger hur verksamheterna ska fullgöra sina uppdrag och beskriver vilka åtgärder som ska vidtas för att man ska nå målen. Det ska också framgå hur den kortsiktiga verksamhetsstyrningen anknyter till den långsiktiga visionen och strategin.

Kommunstyrelsen genom kommunledningsförvaltningen är en stödresurs för nämnderna i arbetet med verksamhetsplanen. Förvaltningschefens åtgärder för att uppnå målen ska beskrivas så konkret som möjligt. Av beskrivningen ska framgå vilka åtgärder som vidtas, vem som är ansvarig och hur tidplanen ser ut. Innan planen behandlas av respektive nämnd ska den stämmas av med kommunledningsförvaltningen. Genom att nämndens prioriteringar blir tydliga, fungerar de som stöd för medarbetarna. Nämnden kan gärna tillföra nämndmål med tillhörande indikatorer, i rimlig omfattning. Verksamhetsplanen beslutas av nämnden.

Därefter ska respektive enhet upprätta en lokal handlingsplan med utgångspunkt från nämndens verksamhetsplan. I handlingsplanen redovisas vilka aktiviteter enheten kommer att vidta för att fullgöra sina uppdrag.

Sista steget i målkedjan är medarbetarens individuella plan, som anger medarbetarens åtgärder för att bidra till att kommunens mål uppnås under året.

Modell för målstyrning

God ekonomisk hushållning

God ekonomisk hushållning för Sjöbo kommuns del blir att även fortsättningsvis klara balansgången mellan att nå målen och en ekonomi i balans. Andra viktiga faktorer är god budgetföljsamhet och uppföljning samt förmåga att vid behov vidta korrigerande åtgärder.

Budget

Kommunfullmäktige fastställer ett eller flera kommunbidrag per nämnd. Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges beslut ska nämnden upprätta en mer detaljerad internbudget, där fördelningen mellan intäkter och kostnader framgår. Bruttobudgetering och bruttoredovisning ska tillämpas, för att det ska gå att jämföra budget och redovisning.

Nämnderna erhåller budgeten i form av ett kommunbidrag, som rymmer både avskrivningskostnader och interna poster. Det åligger sedan nämnderna att uppfylla målen inom de ekonomiska ramar och lagar som gäller för verksamheterna. Nämnderna budgeterar själva intäkter och kostnader.

Verksamhet som begrepp används för att ange anslagsbindning både vad gäller drift och investeringar. Nämnden får omdisponera medel för drift och investeringar mellan verksamheterna, förutsatt att medlen används för att uppfylla kommunfullmäktiges mål enligt riktlinjerna. Tekniska nämnden kan inte omdisponera mellan skattefinansierad verksamhet och affärsverksamhet. Den kan inte heller använda överskott från tomtförsäljning för att finansiera annan verksamhet eller exploatering. Kommunstyrelsens arbetsutskott kan godkänna att överskott från tomtförsäljning kan användas till exploatering. Överskott från försäljning av tomter ska bidra till att finansiera exploateringsområden i investeringsbudgeten.

Förändrade kapitaltjänstkostnader till följd av beviljade investeringar hanteras enligt följande:

Resursfördelning

Kommunen har en modell för att räkna ut resurserna till förskola, fritidshem, grundskola, äldreomsorg, gymnasieskola och delar av den tekniska skattefinansierade verksamheten. För äldreomsorgen, gymnasiet, förskole- och skolbarnsomsorgen samt grundskolan baseras uträkningsmodellen på prognostiserat antal invånare i olika åldersgrupper. I teknisk skattefinansierad verksamhet förändras resurserna efter antalet kvadratmeter gata och cykelväg som nämnden ansvarar för vid ingången av budgetåret.

Nämnden ansvarar för eventuella avvikelser mellan utfall och prognos i befolkningsantalet. Kommunbidragen påverkas inte vid avvikelser i befolkningsunderlaget under verksamhetsåret.

Investering, finansiell leasing och lokalförhyrning

Kommunfullmäktige fastställer en investeringsram för respektive verksamhet. Nämnder kan inte utan kommunfullmäktiges godkännande omdisponera anslag för projekt som uppgår till 5 mnkr eller mer till andra projekt.

Om totalutgiften för ett investeringsprojekt uppgår till 5 mnkr eller mer, måste nämnden ha kommunstyrelsens tillstånd för att få sätta i gång projektet. När ett projekt inte startas och budgeten därmed inte tas i anspråk året det finns upptaget i budgeten, måste nämnden ansöka om ett nytt investeringsbelopp för att genomföra investeringen. Anslag för projekt lägre än 5 mnkr ombudgeteras endast i undantagsfall. Anslag som inte tagits i anspråk under budgetåret kvarstår inte. Om investeringsprojekt prognostiseras leda till underskott ska nämnden i första hand lösa det genom att disponera om från investeringsanslagen för mindre projekt. När denna möjlighet är uttömd kan nämnden ansöka om tilläggsanslag. När projekt som överstiger 5 mnkr avslutas, ska nämnden slutredovisa dem vid nästkommande delårs- eller årsredovisning. Tekniska nämnden får inte omdisponera investeringsmedel från exploateringsverksamheten.

Lokalbehov för den kommunala verksamheten ska i första hand lösas genom kommunens egna lokaler. Huvuddelen av lokalerna förvaltas av AB Sjöbohem. Endast när kommunala lokaler inte finns tillgängliga får extern förhyrning ske. När nämnderna vill hyra lokaler och teckna hyresavtal ska de biträdas av en resursperson från kommunstyrelsen vid förhandlingen av hyresavtalet. Vid förhyrning av lokaler och tecknande av hyresavtal med AB Sjöbohem, där nuvärdet av hyreskostnaden överstiger 1 mnkr eller hyreskontrakt som innebär att den förhyrda golvytan utökas, ska nämnden inhämta kommunstyrelsens tillstånd. Vid extern förhyrning ska kommunstyrelsens tillstånd alltid inhämtas oberoende av belopp. Hyresavtal för bostäder är undantagna från dessa regler.

Leasing i kommunen jämställs med upplåning. Den prövas och beslutas av kommunstyrelsen.

Bolag

De kommunalt ägda bolagen fattar själva beslut om investeringar. I ägardirektiven anges dock att investeringar av större vikt ska beslutas av kommunfullmäktige.

Kommunen lämnar inga driftbidrag till bolagen, utan de genererar sina egna intäkter. Kommunen lämnar borgen för bolagens lån och bolagen betalar en ersättning till kommunen för borgen. Ersättningen beräknas på affärsmässiga grunder.

Uppföljning

Nämnd, styrelse och direktion ska inge utfallsprognos och delårsrapport till kommunstyrelsen enligt särskilt upprättade årliga anvisningar. Rapporterna utgör grund för kommunledningsförvaltningens kommungemensamma rapport. Kommunstyrelsen ska behandla uppföljningsprognosen och kommunfullmäktige ska behandla delårsrapporten.

Nämnderna är ansvariga för att följa budgeten inom sina respektive områden och för att besluta och genomföra åtgärder, så att verksamheten bedrivs inom de ramar, riktlinjer och mål som kommunfullmäktige har fastställt. Avvikelser i förhållande till budgeten ska skriftligen förklaras av berörd förvaltning, för att nämnden ska kunna ta ställning till uppföljningsprognos och delårsrapport. När obalans råder mellan ekonomiska krav och verksamhetens krav, är det ekonomiska kravet överordnat i avvaktan på politisk behandling. Nämnderna har såväl befogenheter som skyldigheter att vidta åtgärder både för att hålla budgetens ram och för att genomföra budgetens intentioner.

När en avvikelse befaras ska nämnden omedelbart vidta åtgärder. Nämndens ansvar består i att antingen själv besluta om åtgärder eller ge förslag till kommunfullmäktige. Utgångspunkten bör vara att frågan kan överföras till kommunfullmäktige endast i de fall där nämnden själv helt saknar möjlighet att vidta åtgärder.

Åtgärder av större vikt som nämnden vidtagit ska löpande redovisas i nästkommande utfallsprognos eller delårsrapport till kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige. Åtgärder som berör fler nämnder ska ske i samverkan med berörda. Varje nämnd ska för egen del regelbundet behandla ekonomisk uppföljning.

Årsanalys

Nämnd, styrelse och direktion ska sammanställa och avsluta räkenskaperna i ett bokslut respektive årsanalys.

Redovisning

Redovisningen styrs av lagen om kommunal bokföring och redovisning, övriga lagar och god redovisningssed. Kommunstyrelsen tolkar och fastställer tillämpningen för Sjöbo kommun och utfärdar regler och anvisningar i samband med det.

Nämnderna ansvarar för att den flerdimensionella kodplanen används konsekvent och genomtänkt inom respektive nämnds alla verksamheter.

Köp av interna varor och tjänster

Interna köp av varor och tjänster ska göras så affärsmässigt som möjligt. Det är viktigt att ta reda på vilka kostnader som är förenade med interna tjänster, för att kostnadsmedvetenheten och hushållningen med resurserna ska bli bättre. Interndebiteringen utgör ett stöd i arbetet med att ge en rättvisande bild av kostnaden för respektive verksamhet.

Relationerna ska präglas av affärsmässighet. Kommunens bästa (kommunnyttan) ska alltid sättas före effekten hos en nämnd eller bolagsstyrelse vid eventuell intressekonflikt. Vid interna köp av tjänster ska det finnas avtal som reglerar förhållandet mellan förvaltningarna och/eller bolagen. Avtalen ska reglera förhållanden som kvalitet, leverans, prissättning, uppsägning och så vidare. Beställaren ska kunna påverka volym och kvalitet och det ska återspeglas i prissättningen.

Kommunstyrelsen avgör tvister där interna parter inte kan enas vid förhandling, till exempel på grund av skilda ståndpunkter i förhållande till kommunnytta.

Spelreglerna för det interna köp- och försäljningssystemet ska bidra till att stämma av de interna produktionsenheternas resultat och avgöra deras effektivitet.

Utöver överenskomna kvalitetsförändringar får kommuninterna leverantörer maximalt höja priser enligt den kompensation för priser och löner som tillämpas i budgetprocessen. Prisjustering ska ske efter dialog med beställaren, där även möjligheten till effektiviseringar särskilt diskuteras.

Debitering av ett internt köp ska göras om värdet av varan eller tjänsten står i rimligt förhållande till den administrativa kostnaden för debiteringen. Internfakturering till mindre värde ska undvikas och internfakturor under 200 kr ska inte förekomma.

Det är den part som levererat varan eller tjänsten som svarar för att en intern faktura skickas. I de fall där interna varor eller tjänster erhålls med regelbundenhet, faktureras den interna kunden per månad för att underlätta resultatuppföljning och delårsbokslut. När det gäller en vara eller tjänst som inte är återkommande, ska fakturering ske senast 30 dagar efter utförd leverans eller tjänst. Bokföring av interna mellanhavanden avslutas helt per kalenderår och internfakturering får endast avse varor och tjänster som levererats innevarande år.

Uppsiktsplikt

Kommunstyrelsen ansvarar för att hålla uppsikt över hela den kommunala koncernen. Där ingår nämnder, kommunala bolag, gemensam nämnd och förbund. Uppsikten tar sin utgångspunkt i budget, flerårsplan, ägardirektiv samt verksamhets- och affärsplaner. Styrdokument som budget, flerårsplan, delårsrapport, intern kontroll, företagspolicy, ägardirektiv och ekonomistyrningsprinciper utgör viktiga delar i arbetet. Nämnderna, bolagen, den gemensamma nämnden och förbundet kallas till kommunstyrelsen minst en gång om året, ibland oftare om det anses befogat. Utöver delårsrapporterna rapporterar nämnderna, bolagen och förbundet till kommunstyrelsen om hur verksamhet och ekonomi utvecklas. Väsentliga avvikelser ska lyftas fram av koncernenheterna, eftersom syftet är att kunna sätta in åtgärder tidigt. Vid större avvikelser kallas nämnden eller styrelsen formellt till en muntlig dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott.

För att kommunen ska kunna äga ett bolag, ska det bedrivas så att verksamheten är förenlig med det kommunala ändamålet och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna. Bolagens styrelserapport och lekmannarevisorernas uttalande om verksamheten bedrivits i enlighet med ändamål och befogenheter utgör underlag till kommunstyrelsens ställningstagande.

Intern kontroll

Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att samordna den interna kontrollen, som regleras i reglementet för intern kontroll. Styrdokumenten gäller för såväl nämnder som styrelser. Alla nämnder och styrelser ska varje år lämna in en plan för intern kontroll och en uppföljningsrapport. Varje nämnd gör en sammanfattad bedömning av arbetet med den interna kontrollen under året.