Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten (styrmodell)

Styrmodell

Målstyrning

Grästorps kommuns styrmodell bygger på målstyrning. Syftet är att tydliggöra prioriterade mål och se till att den politiska viljeinriktningen får genomslag i verksamheterna, så att kommunens vision och mål uppfylls. Styrmodellen baseras på dialog mellan förtroendevalda och tjänstemän samt mellan chefer och medledare, både vid verksamhetsplanering och uppföljningar. Resursfördelningen görs efter prioriterade mål och uppföljningar för att garantera god ekonomisk hushållning. Styrmodellen ska även underlätta för Grästorps invånare, så att de vet vad de kan förvänta sig av kommunen och vilka som är de prioriterade utvecklingsområdena.

Den röda tråden

Med utgångspunkt från visionen beslutar kommunfullmäktige om vilka övergripande mål som ska gälla. Målen blir mätbara genom att det finns mått för alla mål. Varje verksamhet ansvarar för att arbeta fram aktiviteter som bidrar till att uppfylla målen.

Fyra perspektiv

Kommunens verksamheter styrs, planeras och följs upp utifrån fyra perspektiv. På så sätt får de förtroendevalda en helhetsbild av kommunens verksamheter.

De fyra perspektiven är

kund och medborgare
verksamhet
personal
ekonomi.

Uppföljning

Ekonomi och verksamhet följs upp kontinuerligt under året. Tre gånger om året redovisas resultatet för kommunfullmäktige. Redovisningarna omfattar första tertialet, delårsbokslut och årsredovisningen. Syftet är att visa hur ekonomin utvecklas och om verksamheterna når sina mål. Verksamheterna redogör för om de måste vidta åtgärder för att nå målen. Den ekonomiska uppföljningen sker kontinuerligt enligt kommungemensamma rutiner och rapporteras till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Prioriterade mål

Förklaring till färgmarkeringar och symboler i rapporten framgår av tabellen nedan.

	Målet är uppnått
	Målet är delvis uppnått
	Målet är inte uppnått

Kund och medborgare

Invånare och kunder ska vara nöjda

Mått	Utfall	Målvärde
Nöjd medborgarindex (NMI) relativt rikssnittet	62	55
Andel som sammantaget är mycket eller ganska nöjda med sitt särskilda boende, bland de 25 procent bästa i Sverige, procent (Kolada)	96	86
Andel som sammantaget är mycket eller ganska nöjda med hemtjänsten, bland de 25 procent bästa i Sverige, procent (Kolada)	88	94
Elevens syn på skolan och undervisningen i årskurs 9, procent nöjda	68	85
Nöjda vårdnadshavare skola och förskola, procent	76	85
Andelen nöjda brukare inom daglig verksamhet LSS, procent (egen mätning)	54	80

Analys

Den sammanlagda bedömningen är att kommunen överlag hade en god måluppfyllelse med flera nationella utmärkelser, såsom Sveriges bästa äldreomsorg, Sveriges föreningsvänligaste kommun samt Skaraborgs bästa skola och näringsliv. Grästorp står sig väl i konkurrensen med andra kommuner.

En medborgarundersökning med ungdomar genomfördes för att ta reda på vad som är bra med Grästorp, vad som saknas och vad som är viktigast för ungdomarna när de väljer bostadsort i framtiden. Även en trygghetsvandring genomfördes. Förvaltningen gör således flera typer av insatser för att förstärka nöjd medborgarindex. En ny undersökning görs 2020.

Förvaltningen arbetade med att behålla nöjdheten och utveckla den ytterligare, bland annat genom medledarutbildning. Alla medledare i Grästorps kommun fick under våren göra en kärnkvadrant. Hallers väg och Vistegården var pilotgrupper. Därefter genomfördes teamutveckling med goda resultat. Ambitionen med satsningen är att på sikt öka nöjdheten ytterligare.

Vårdnadshavares nöjdhet med skolan mättes i Skolinspektionens skolenkät hösten 2018. Resultatet visade att 76 procent av vårdnadshavarna var nöjda med skolan som helhet. Förskolans föräldrar var dock inte inräknade. Erfarenheten från tidigare mätningar är att nöjdheten brukar vara högre i förskolan än i skolan.

Andelen nöjda brukare i daglig verksamhet mäts inte varje år, utan mättes senast 2018.

Slutsats

Kommunen får inte nöja sig med de goda resultaten, utan behöver spänna bågen ännu högre. Det gör Grästorp genom att hålla fast vid kvalitetsutvecklingen i verksamheterna, fortsätta arbetet med Grästorp 5.0 och medledarsatsningen 2020. Att fortsätta att jobba med och behålla en positiv kultur är en viktig faktor i utvecklingsarbetet; att jobba med tillit och värdskap på riktigt och i praktiken.

Ökat bostadsbyggande bör även fortsättningsvis vara ett högt prioriterat område för att se till att kommunen och näringslivet kan använda framgångsvågen och Grästorps goda rykte. Därmed skapas ökad tillväxt. Tillväxten är en mycket viktig faktor i välfärdsbyggandet. Att ta fram nya detaljplaner och att fortsätta jobba med centrumutveckling och andra objekt i investeringsbudgeten är viktiga faktorer.

Den ekonomiska styrningen och medvetenheten i organisationen är framgångsfaktorer som är viktiga att förvalta. Cheferna är mycket duktiga på ekonomi och budgetuppföljning, vilket är en framgångsfaktor i arbetet. För att behålla kompetensen krävs fokus och utbildning. Det bör vara ett prioriterat område även i framtiden.

Verksamhet

Det förebyggande hälsoarbetet prioriteras och genomsyrar all verksamhet

Mått	Utfall	Målvärde
Andel personer med bra eller mycket bra hälsotillstånd relativt snittet i regionen, procent	69	73
Andel personer med stillasittande fritid (16–84 år) relativt snittet i regionen, procent	14	15
Hur tryggt och säkert kan du vistas utomhus på kvällar och nätter? (index medborgarundersökning)	6,9	6,9
Känner du dig trygg på skolan? andel procent (drogvaneundersökning)	90,8	95

Analys

Bakgrunden till att hälsoarbetet är ett av de tre högst prioriterade områdena är den demografiska utvecklingen med en åldrande befolkning, som kommer att leda till allt högre kostnader för kommunen. Hälsa ses som en viktig resurs för ett hållbart samhälle.

Att arbeta hälsofrämjande och förebyggande är en av de strategiska satsningar som beslutats för att minska kostnaderna för ohälsa och mänskligt lidande och för att höja livskvaliteten och den upplevda hälsan bland medborgarna. Det gäller på alla områden, allt från barn och unga till egna medledare, befolkningen i stort och inte minst de äldre.

Trygghet spelar en betydande roll för folkhälsan, varför upplevd trygghet är ett mått som speglar hälsan i befolkningen. Den upplevda hälsan skiljer sig mellan könen i samtliga ålderskategorier. Då en god hälsa på lika villkor i hela befolkningen är en viktig förutsättning för samhällets utveckling, är ett arbete mot en mer jämlikt fördelad hälsa prioriterat.

Drogvaneundersökningen redovisade ett viktigt mått på ungas upplevelse av trygghet i skolan. En ny undersökning görs och redovisas under hösten 2020.

Slutsats

Eftersom den upplevda hälsan var sämre bland kvinnor än bland män, krävs att arbetet fokuseras på att uppnå en mer jämlikt fördelad hälsa i befolkningen framöver.

Vad gäller det främjande och förebyggande arbetet med barn och unga ska det utvecklas ytterligare i samverkansarbetet i Agera 5.0, där även Familjehuset ingår. Långsiktigt arbete med främjande och förebyggande hälsoinsatser väntas ge en positiv samhällsutveckling och god folkhälsa.

Förbättra barns och ungas uppväxtvillkor i kommunen

		Mått	Utfall	Målvärde
		Andel behöriga elever till något nationellt program på gymnasiet, procent	96,7	100
		Meritvärde årskurs 9	238,4	230

Analys

Måluppfyllelsen var betydligt högre än förra året. Andelen 96,8 procent var en exceptionellt hög måluppfyllelse, även i relation till övriga Sverige. Grästorps kommun har nu haft hög måluppfyllelse i flera år, om än med variationer upp och ner. Det finns många tecken på framgång och styrkor som förklarar den ökade måluppfyllelsen. Styrkorna ligger i framtidsfokus, och alla enheter och skolformer har olika styrkor. Till exempel arbetet med gemensam reflektion och kollegialt lärande, variation i undervisningen, tidiga insatser, inkludering, extra anpassningar, lärmiljöer, organisation och digitalisering. Det är också genom olikheterna det går att förstå varför måluppfyllelsen varierar mellan olika år och årskurser. Det skapar motivering att fortsätta stärka barnens och elevernas perspektiv från förskola till årskurs 9.

Styrkorna på enheterna behöver tas till vara och medledarna behöver fortsätta att lära av varandra, skapa struktur för kollegialt lärande och fortsätta med gemensam kompetensutveckling kring pedagogisk samsyn och övergångar i ett helhetsperspektiv.

Slutsats

På både enhets- och verksamhetsnivå utgår arbetet från de fem principerna i Grästorp 5.0. Därmed går det att ställa om mot en förskola och skola med plats för framtiden som skapar värde för andra.

En attraktiv kommun och ökat bostadsbyggande

Mått	Utfall	Målvärde
Nyföretagande under året	25	20
Nyetableringar under året	5	4
Svenskt Näringslivs rankning	15	50
Arbetstillfällen i kommunen	1 867	1 850
Arbetslöshet relativt rikssnittet, procent	5,1	7,5
Antal invånare	5 693	5 755
Antal nyproducerade boenden under året	11	10
Antal hushåll i kommunen jämfört med föregående år	2 674	2 658

Analys

Framgångskonceptet med Näringslivssamverkan Grästorp fortsatte att leverera resultat. Kommunen hamnade på 15:e plats i den senaste näringslivsrankningen, som bland annat bygger på en enkät till företagarna, där det åter gick att se förbättrade resultat. Näringslivsstrategen och kommunalråd gjorde ett tjugotal företagsbesök för att fånga upp ytterligare förbättringsområden. Resultaten från besöken visade att företagen överlag är mycket nöjda med kommunens service, speciellt myndighetsutövningen, där företagarna tycker att Grästorps kommun är bäst i Sverige.

Arbetslösheten i kommunen är förhållandevis låg. Vid årsskiftet låg den på 5,1 procent i jämförelse med Västra Götaland, där arbetslösheten var 6,6 procent och i riket 7,5 procent. Att arbetslösheten i Grästorp var låg har såklart med den rådande konjunkturen att göra. Därutöver arbetar kommunen med många insatser i arbetsmarknadsenheten. I kommunen finns även två sociala företag som är med och bidrar till låg arbetslöshet och god sysselsättning. Antalet arbetstillfällen ökade i Grästorp och bidrar till den låga arbetslösheten.

Detaljplanerna för Alvägen och Västra torget blev färdiga. Arbetet växer ytterligare 2020.

Invånarantalet minskade 2018 och trenden tycks hålla i sig. Det är dock för tidigt att dra stora slutsatser av det, eftersom det är små minskningar det handlar om. Uppföljningen visade att antalet hushåll i kommunen ökade något, samtidigt som antalet kommuninvånare minskade.

När det gäller nyföretagande och nyetableringar såg trenden positiv ut.

Slutsats

Att köpa in ny mark och exploatera nya områden är även fortsättningsvis ett viktigt och högt prioriterat uppdrag för förvaltningen. Det är nödvändigt för att öka invånarantalet och för att möjliggöra nyföretagande och nyetableringar. Att arbetsmarknadsläget fortsätter att vara gott och arbetslösheten låg är viktiga byggstenar i den kommunala ekonomin. Att kommunen når målvärdena i samtliga ovanstående mått är viktigt för tillväxten som gör välfärdsutveckling möjlig.

Personal

Grästorps kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare

Mått	Utfall	Målvärde
Nöjd medarbetarindex (NMI)	76	75
Önskad sysselsättningsgrad, procent	74	100
Sjuktal, procent (helår)	6,9	4
Alla verksamheter har ett mål som för dem mot Grästorp 5.0	Ja
Alla arbetsgrupper och medledarteam har gjort en självskattning och valt ett framtidsfokus för utveckling	Ja

Analys

Alla verksamheter har kraftsamlat i sitt arbete med Grästorp 5.0 genom att ha ett tydligt fokus på någon av de fem principerna: värdskap, digitalisering, medledarskap, helhet och innovation. Genom att alla grupper också gjort en självskattning och haft dialog kring principerna i Grästorp 5.0 har insikten om nuläge och framtida behov ökat. Detta har gett en bra plattform för det fortsatta utvecklingsarbetet i verksamheten.

Grästorps övergripande mål för personalpolitiken är att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Målet innehåller flera delar, bland annat att kommunen ska ha lätt att rekrytera och behålla rätt kompetens. Grästorps kommun har ett gott rykte och får behöriga sökande. I flera fall har sökande från andra kommuner hört av sig för att fråga om det finns några lediga tjänster. Vissa yrkeskategorier är dock fortfarande svåra att rekrytera.

En del i att vara en attraktiv arbetsgivare är ledarutvecklingsprogrammet för framtida ledare. Ett program startades i samverkan med övriga kommuner i V6. Resultaten från tidigare års ledarutvecklingsprogram var goda och Grästorp har, liksom övriga V6-kommuner, flera chefer som genomgått programmet. Det har varit en stor styrka att använda redan befintlig kompetens inom organisationerna samt en väg att genomföra ett utvecklingsprogram på ett mycket kostnadseffektivt sätt. Ett tiotal lovande ledare identifierades i organisationen. Planen är nu att låta några av dessa genomgå det framtida ledarprogrammet.

Arbetet löper på kring Heltidsresan och en arbetsgrupp startade som ska föreslå hur man kan erbjuda alla anställda heltidstjänst. Inför 2020 utsågs en projektledare som 2020 drar igång arbetet med att identifiera hur Grästorps kommun på bästa sätt ska kunna nå Heltid som norm, som ska börja gälla 2021.

Sjukfrånvaron låg på 6,2 procent för kommunen som helhet. Det var högre än föregående år (5,5 procent). Den totala sjukfrånvaron ökade med 0,7 procent. Det berodde på att andelen långtidssjukskrivningar ökade. Korttidssjukfrånvaron var oförändrad.

Alla verksamheter, arbetsgrupper och medledarteam fick skatta sig själva och arbetade fram ett fokusområde inom Grästorp 5.0. Vissa team valde värdskap och andra digitalisering, beroende på resultatet i skattningen. Arbetet fortsätter 2020.

Slutsats

Att få ner sjuktalen till en lägre nivå är högt prioriterat. Diskussionen kommer också att handla om målet 4 procent är realistiskt eller inte. För att minska sjuktalen är det viktigt med rehabilitering och att se över vad som kan göras förebyggande för att begränsa sjukskrivningarna. Arbetet med friskfaktorer på arbetsplatsnivå är en insats som kan leda till färre sjukskrivningar.

Grästorp kommuns målbild är att skapa förutsättningar för att kunna erbjuda medledare den sysselsättningsgrad de önskar med målet heltid som norm.

Arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare fortgår. I november 2016 genomfördes medarbetarenkäten för tredje gången. Resultatet presenterades i början av 2017 och resultatet var mycket gott. Det övergripande NMI-värdet (nöjd medarbetarindex) var 76, vilket är mycket högt. Det visade att medledarna trivdes och ansåg att de hade en god arbetsmiljö med möjlighet att påverka sin arbetssituation. Det är dags för en ny enkät 2020. Frågan har även diskuterats om enkäten ska göras varje år för att man ska få aktuellare uppgifter.

Området utvecklas i samband med det nya inriktningsdokumentet. Förvaltningen arbetar fram nya former för hur verksamheten ska utvecklas i anslutning till att en ny lednings- och styrmodell ska antas.

Ekonomi

Grästorps kommun ska leva upp till begreppet god ekonomisk hushållning

Analys

Av tidigare årsredovisningar framgår att kommunen haft en stabil ekonomi de senaste åren. Resultatet 2019 var högre jämfört med tidigare år, och kommunens ekonomi bedöms vara under kontroll. Verksamheterna redovisade ett sammanlagt överskott mot budget med 4,3 mkr. År 2018 var resultatet lägre än budgeterat och uppföljningar i början av året visade att ekonomin riskerade att bli ansträngd även 2019. I den löpande uppföljningen under senare delen av året, och redan i delårsbokslutet, pekade redovisningen mot ett bättre resultat för kommunen som helhet. Genom en noggrann uppföljning av ekonomi och verksamhet finns goda förutsättningar för tidiga åtgärder i den verksamhet och ekonomi som planerats och budgeterats. Målvärden visar att kommunen hittar kostnadseffektiva lösningar i verksamheten och har hög effektivitet i jämförelse med andra kommuner.

Kommunfullmäktige beslutade 2013 om fem finansiella mål för god ekonomisk hushållning. De redovisas under avsnittet God ekonomisk hushållning och ekonomisk ställning.

Alla verksamheter ska öka sin effektivitet och skapa högsta möjliga kvalitet med insatta resurser

Mått	Utfall	Målvärde
Nettokostnad per invånare jämfört med riket, VKV*	56 969	58 077
Nettokostnad per invånare jämfört med kommuner med 5 000–9 999 invånare, VKV	56 969	61 878
Nettokostnad per invånare jämfört med pendlingskommuner nära större stad, VKV	56 969	57 110
Nettokostnad per invånare jämfört med Västra Götalands kommuner, VKV	56 969	56 662
Nettokostnadsavvikelse gymnasieskola, procent	– 3,6	0
Nettokostnadsavvikelse grundskola, procent	4,2	0
Nettokostnadsavvikelse förskola inklusive öppen förskola, procent	– 2,3	0
Nettokostnadsavvikelse individ- och familjeomsorg, procent	1,5	0
Nettokostnadsavvikelse äldreomsorg, procent	– 2,4	0

* Vad kostar verksamheten i din kommun? 2018.

Analys

De senaste tillgängliga uppgifterna kommer från Vad kostar verksamheten i din kommun? (VKV) från 2018. Jämförelsen avsåg nettokostnad per invånare och jämförde hur kostnadsnivån förhöll sig till olika kommungrupper för att man skulle kunna bedöma hur kostnadseffektiv kommunens verksamhet var. Nedan framgår jämförelsen av den totala nettokostnaden i fyra nivåer per grupper.

Kommuner i riket: 58 077 kr per invånare. Grästorp hade 1 108 kr lägre kostnad.
Kommuner med invånarantal 5 000–9 999 invånare: 61 878 kr per invånare. Grästorp hade 4 909 kr lägre kostnad.
Pendlingskommuner till större stad: 57 110 kr per invånare. Grästorp hade 141 kr lägre kostnad.
Kommuner i Västra Götaland: 56 662 kr per invånare. Grästorp hade 307 kr högre kostnad.

Nettokostnadsavvikelserna för verksamheterna indikerar om en kommun har högre eller lägre kostnader än vad som motiveras av den egna strukturen, enligt det statliga kostnadsutjämningssystemet. Samtliga värden avsåg år 2018.

Slutsats

Verksamheterna klarade sina uppdrag på ett kostnadseffektivt sätt och uppfyllde även god kvalitet i uppdraget.

Kostnaderna per invånare för att bedriva verksamhet visade att verksamheten var effektiv.

Grästorp hade lägre kostnader per invånare jämfört med de flesta kommungrupperna. Endast jämförelsen med andra kommuner i Västra Götaland visade något högre kostnadsnivå per invånare. Det ska dock noteras att förutsättningarna för att bedriva verksamhet är väldigt olika när kommuner med 950 000 invånare jämförs med kommuner som har färre än 3 000 invånare.

Särskilda uppdrag och inriktningar

Jämställdhet och likabehandling

Mått	Utfall	Målvärde
Andelen av det underrepresenterade könet ska öka i kommunens alla verksamheter, procent	0	5
Andel underrepresenterat kön av tjänstemän i ledande ställning (kommunledningsgrupp), procent	33	40
Andel underrepresenterat kön bland de förtroendevalda, procent	45	40
Andel underrepresenterat kön av förtroendevalda i ledande ställning (presidiet), procent	14	40

Analys

Måttet att andelen män ska öka i kommunens verksamheter visade en liten tillbakagång. Andelen kvinnor på ledande poster i förtroendemannaorganisationen var låg. Bland presidierna var 14 procent kvinnor, vilket var en bra bit från målvärdet 40 procent.

Slutsats

Mansdominansen bland de ledande förtroendevalda är svår att förändra under pågående mandatperiod. Det går ändå att ge kvinnor större inflytande i det pågående arbetet. Det kan till exempel gälla när man tillsätter styrgrupper och representanter till råd som kan ha stor betydelse för kommande prioriteringar och beslut.